Was gibt es Neues bei TIPCO?
Unsere Treasury News.

Flexible, individuelle Berichte in wenigen Minuten erstellen, ohne Daten manuell aufbereiten zu müssen, davon träumen so einige Treasurer. STIHL fand eine Lösung: Das Self-Service BI mit dem TIP Cube. Das besonders flexible Reporting setzt neue Maßstäbe im Treasury-Berichtswesen.

Es ist das alte Lied im Treasury-Reporting: Berichte erstellen kostet vor allem Zeit. Umfangreiche Excel-Dokumente mit flexiblen Erfassungsrastern müssen erstellt und an die Tochtergesellschaften gesendet werden, damit diese darin die erforderlichen Daten erfassen können. Die nächste Herausforderung ist, die Dateien einzusammeln, zerstörte Formatierungen zu korrigieren, etwaige Erfassungsfehler zu finden und die Daten zusammenzukopieren. Nicht selten müssen die Informationen der Tochtergesellschaften in einem weiteren Schritt noch um Daten aus diversen Vorsystemen ergänzt werden. Stehen die Daten schließlich gesammelt für die Auswertung bereit, ist einiges an Zeit vergangen, die idealerweise in die Analyse und nicht in die Aufbereitung der Daten fließen sollte. Dann gibt es auch noch die Kostenfrage: Selbst, wenn Berichte teuer für den individuellen Bedarf ausprogrammiert worden sind, ändern sich die Anforderungen im Lauf der Zeit, was wieder externen Beraterbedarf erforderlich macht. Und der Traum, Ad-hoc-Anfragen schnell beantworten zu können, bleibt in weiter Ferne.

Tempo erhöhen, Daten verbessern

Diese Unzulänglichkeiten waren uns lange genug ein Dorn im Auge. Deswegen haben wir im STIHL-Treasury bereits vor einigen Jahren die Basis für eine zentrale Datenverwaltung geschaffen: Aufsetzend auf das vorhandene TMS von Reval, wurde TIP als On-top-Lösung eingeführt (dabei werden sämtliche relevante Daten über Schnittstellen automatisch aus unterschiedlichen Systemen in die TIP-Datenlogik übertragen und stehen so jederzeit für flexible Auswertungen bereit). Seither führen wir die Daten von sämtlichen Konzerngesellschaften automatisiert in der Zentrale zusammen und erstellen vordefinierte Planungs- und Statusberichte auf Knopfdruck.

Mit den neuen Möglichkeiten der Digitalisierung wollten wir den bereits hohen Automatisierungsgrad weiter ausbauen. STIHL-Treasury liefert jeden Montag einen Dashboard-Bericht in Excel, der die aktuelle Liquiditätslage des Konzerns aus unterschiedlichen Ansichten darstellt. Dafür mussten wir in der Vergangenheit sämtliche Daten aus den vorhandenen Berichten manuell per copy & paste in ein eigenes, über umfangreiche Formeln vordefiniertes Excel Sheet transferieren – der Aufwand eines halben Arbeitstages.

Die Lösung für diese Herausforderung fanden wir bei unserem langjährigen Systempartner TIPCO. Um die „selbstbestimmten“ Berichte – nach unseren Vorstellungen flexibel und vor allem auf Basis von Excel – gestalten und automatisieren zu können, hat TIPCO mit dem „TIP Cube“ das für uns passende Tool entwickelt. Anfang des Jahres 2018 griffen wir zu und hatten in weniger als fünf Wochen genau das, was wir brauchten.

Blue Monday war früher

Unser selbst erstellter „Monday-Morning-Report” aktualisiert sich nun auf Knopfdruck und kann ohne externe Unterstützung von uns angepasst werden. Möglich wird das durch den größten Vorteil des TIP Cubes: Denn der Cube stellt die gesamten Konzerndaten in Excel zur Verfügung, sodass wir direkt im vertrauten System unsere Berichte bauen können. Auf Basis aktueller Daten, völlig flexibel und mit den uns vertrauten Formeln, Diagrammen und sonstigen Funktionen, die in Excel zur Verfügung stehen.

 

Es ist nicht übertrieben, zu behaupten, dass uns die Berichtserstellung seither richtig Spaß macht. Die Liquiditätslage filtern wir nach Belieben, sei es nach Gesellschaft, Kontrahenten oder Währung. Wir können einstellen, zu welchem Stichtag wir die Daten sehen wollen, aber auch mit “dynamischen Zeitintervallen“ arbeiten, das heißt, der Report zeigt uns jeweils den vorherigen Arbeitstag, den letzten Monat oder das letzte Quartal an.

Dashboards ohne Aufwand

Ein wesentlicher Grund, warum wir uns für den TIP Cube entschieden haben, ist die Aktualität der Daten. Der Cube liefert in zu definierenden Intervallen (z.B. stündlich) den Datenstand, so wie er in TIP gepflegt ist. Bei jedem Aufruf zeigen die Dashboards die frisch gelieferten Konzerninformationen an, ohne dass wir auch nur den geringsten manuellen Aufwand betreiben.

 

Und wenn wir auf die Schnelle analysieren wollen, wie sich Positionen zusammensetzen, „bohren“ wir einfach im Bericht nach: Mit der Drilldown-Funktion gelangen wir so bis auf die unterste Datenebene und können dort die gewünschten Positionen vergleichen. Für solche Analysearbeiten, die richtigen Mehrwert bringen, haben wir dank des Cubes auch die dafür erforderliche Zeit.

Mit Motorsägen zum Weltmarktführer

STIHL ist ein international tätiger Motorsägenhersteller und die meistverkaufte Motorensägenmarke der Welt. 2016 erwirtschaftete die STIHL Unternehmensgruppe einen Umsatz von 3,46 Milliarden Euro und beschäftigte weltweit knapp 15.000 Mitarbeiter. Das Familienunternehmen verfügt über eine Eigenkapitalquote von über 70 Prozent und kann somit alle Investitionen mit eigenen liquiden Mitteln finanzieren.

Die Autoren

Ingo Schorn, Hauptabteilungsleiter Treasury (ANDREAS STIHL AG & Co. KG)
Katja Lehner, Treasury Front Office (ANDREAS STIHL AG & Co. KG)
Dominik Scheitz, Consultant (TIPCO Treasury & Technology GmbH)

 

Lernen Sie unser digitales Aval-Management kennen.

 

 

„Dreihundertfünfundsiebzigtausend,dreiunddreißig Schweizer Franken“ – wer selbst mit Avalmanagement zu tun hat, weiß, dass Avalbeträge häufig noch immer in Worten ausgeschrieben werden müssen. Darüber hinaus verbringen Treasurer viel Zeit mit den komplexen Anträgen, um zahlreiche Kreuze korrekt zu setzen und Adressen richtig zu übertragen. Fehlertoleranz gleich Null.

Avalmanagement ist ein detailverliebtes Fachgebiet, für das ein geschultes Auge, hohe Konzentration und viel Fleißarbeit Voraussetzung sind. In einem Konzern betrifft das häufig mehrere Gesellschaften und damit zahlreiche Akteure und Parteien.

Wenn eine Gesellschaft ein Aval benötigt, vergehen daher oft mehrere Tage mit regem Abstimmungsbedarf bis schließlich die Bankgarantie vorliegt. In diesen langwierigen Abstimmungsprozessen ist es schon erfreulich, wenn der Kollege nach der fünften Email zum Hörer greift und persönlich nachfragt – effizienter wird das Verfahren dadurch aber nicht. Doppelte Datenerfassungen sind keine Seltenheit, was allen Beteiligten viel Zeit kostet und die Fehlerquote hebt. Und wenn hohe Beträge mehrere Freigabestufen erforderlich machen, kommen Compliance-Checks und damit noch längere Wartezeiten hinzu.

Das Ziel: Weniger Papier, mehr Tempo

Stellen Sie sich vor, Sie könnten sich von dieser Zettelwirtschaft verabschieden und Ihre Aval-Prozesse so umfassend wie möglich digitalisieren. Angefangen bei der Beantragung eines Avals über die Genehmigung und den Versand bis hin zur Dokumentenausstellung. Papierhafte Anträge, die innerhalb des Konzerns herumgereicht und später per Fax, Email oder Post an die Bank geschickt werden, würden damit der Vergangenheit angehören.

Mit einem digitalisierten Prozess und einem maßgeschneiderten Workflowmanagement ist das möglich: Reduzieren Sie Ihre Durchlaufzeiten, verabschieden Sie sich von mühsamer Tipparbeit und gewinnen Sie mehr Zeit für Analysen. In diesem Fallbeispiel erfahren Sie, wie das in der Praxis aussehen kann.

Dezentral beantragen – zentral prüfen

Benötigt eine Tochtergesellschaft ein Aval, gibt sie ihren Antrag über ein standardisiertes Formular direkt in TIP ein. Über das Workflowmodul wird das Group Treasury automatisch von der Avalanfrage informiert und entscheidet im nächsten Schritt, ob diese bearbeitet werden soll. Wird der Antrag zur Bearbeitung freigegeben, kann der zuständige Treasurer direkt in TIP die entsprechende Bank oder Kreditversicherung auswählen, die das Aval ausstellen soll. Je nach verhandeltem Avalrahmen justiert das Group Treasury an dieser Stelle auch schon den idealen Ausnutzungsgrad und steuert die Geschäftsverteilung an die Banken.

One fits all – das digitale TIP-Formular

Jede Bank gibt eigene Formulare heraus, die individuell bearbeitet werden müssen. Da sich die benötigten Informationen für einen Avalantrag von Bank zu Bank kaum unterscheiden, ist diese Komplexität eigentlich nicht notwendig. Deswegen haben wir ein standardisiertes Formular entwickelt, das in TIP bereits mit Ihren Stammdaten vorgefüllt wird und nur noch für das jeweilige Aval vervollständigt werden muss. Besonders praktisch: Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen ist bei diesem Verfahren nicht notwendig, da Sie den Antrag digital unterzeichnen und mit einem Klick direkt aus TIP heraus per Email an die Bank versenden können.

Die Zukunft sieht sogar noch eleganter aus: Für Bankavale werden schon bald MT798-Formate in TIP generiert, die das System über SWIFT FileAct an die Bank weiterleitet. Retour werden die elektronischen Bankbestätigungen eingelesen und zur Sicherheit mit dem Avalantrag abgeglichen. Passt alles, ist der Prozess mit wenigen Klicks fertiggestellt.

Urkunde für Konzernavale per Mausklick

Auch Konzernavale können in TIP beantragt und sogar ausgestellt werden. Ist der Avalzweck abgestimmt und der Konzern-interne Bürge definiert, fehlt nur noch die Urkunde. Um auch diese digital erstellen zu können, wird der Avaltext dynamisch in TIP mit den bereits erfassten Avaldetails erzeugt. Diese Automatisierung erspart allen Beteiligten wichtige Zeit und Abstimmungsschritte. Das zentrale Treasury benötigt nur noch wenige Klick statt vieler Handgriffe, um die Urkunden auszustellen. Dank des Workflows und der standardisierten Formulare samt Kommentarfunktion haben sich Rückfragen im gesamten Beantragungsprozess deutlich reduziert. Manuelles Nacharbeiten ist nicht notwendig.

Gebührenabrechnung und Analyseberichte auf einen Blick

Ist das Aval einmal ausgestellt, geht es an die Abrechnung. Dafür werden die Avalgebühren in Gebührenklassen eingeteilt, um in TIP berechnet und zugeordnet werden zu können. Ausstellungs- und Änderungsgebühr sowie Mindestprovisionen lassen sich so klar voneinander unterscheiden. Mithilfe externer Gebührenklassen können die verrechneten Gebühren von Banken und Kreditversicherungen kontrolliert werden. Und dank der internen Gebührenklassen kann das Group Treasury auf einen Blick sehen, welche Beträge den verpflichteten Tochtergesellschaften weiterzubelasten sind. Ermöglicht wird das durch übersichtliche Berichte, die in wenigen Sekunden auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Die Buchhaltung darf sich damit über eine erhebliche Arbeitserleichterung bei der Verbuchung und Abgrenzung freuen und die Treasury-Abteilung kann die Ausnutzung der Linien direkt in TIP analysieren. Einer der vielen Vorteile von digitalisiertem Avalmanagement.

Transparenz gewinnen

Personenunabhängigkeit und die Compliance von Richtlinien sind häufig die wesentlichen Argumente, um über eine neue Systemlösung für das Avalmanagement nachzudenken. Freigabestufen und Stellvertretungsregelungen müssen klar definiert sein und auch eingehalten werden. Außerdem braucht das Group Treasury eine genaue Prozessdokumentation, um im Nachhinein Sachverhalte nachvollziehen zu können. In TIP durchläuft jeder Avalantrag im Workflowmodul verschiedene Status mit konkreten Aufgaben. Außerdem können die beteiligten Parteien in jedem Status Kommentare für den jeweiligen Antrag erfassen. So kann die Frage „Wer hat wann was gemacht und warum?“ jederzeit eindeutig beantwortet werden und es ist klar ersichtlich, wo ein Antrag gerade im Prozess hängt und welche Aufgabe von wem zu erledigen ist.

Digitalisierung bis zur Dokumentenablage

Zum Stichwort „Digital Office“ gehört noch mehr: Um sich von den papierhaften Unterlagen trennen zu können, muss auch das Dokumenten-Management mitziehen. Deswegen können die Treasurer sämtliche Unterlagen zum Grundgeschäft und die Urkundenkopie direkt am Datensatz ablegen und jederzeit schnell abrufen.

Fazit

Weniger Arbeit und mehr Compliance – digitales Avalmanagement funktioniert fast auf Knopfdruck. Selbstverständlich braucht es nach wie vor die Expertise fachkundiger Treasurer, aber die mühsamen Abstimmungsschleifen und das manuelle Bearbeiten zahlreicher Formulare und Urkunden gehören mit TIP der Vergangenheit an. Schaffen Sie sich eine konzernweite Datenbank für Konzern- und Bankavale mit vollständig digitaler Dokumentenablage, die ein Reporting mit vielen Vorteilen sowohl für das Group Treasury als auch für die Buchhaltung in Ihrem Konzern ermöglicht.

 

Das TIP Avalmanagement im Überblick

 

 

Unsere FREE YOUR DATA Treasury Webinare gehen in die Herbstrunde. Von Oktober bis Dezember haben Sie wieder die Gelegenheit, in nur 30 Minuten unterschiedliche Treasury-Anwendungsbereiche kennenzulernen. Erfahren Sie außerdem, wie unsere Kunden bereits von Aval Workflows, Self-Service BI und der intelligenten Liquiditätsplanung mit TIP profitieren.

30. Oktober: Aval Workflows
Verabschieden Sie sich von der Zettelwirtschaft und managen Sie Ihre Avale so digital und einfach wie möglich.

REFERENTEN
Hanna Böhm (Project Manager)
Hubert Rappold (CEO)

Jetzt für unsere Treasury Webinare anmelden:
Deutsch: 13:30 Uhr bis 14:00 Uhr
Englisch: 17:00 bis 17:30 CET

 

8. November: Self-Service BI mit dem Excel Cube
Erstellen Sie Adhoc-Analysen mit Ihren aktuellen Konzerndaten auf Abruf in Excel.

REFERENTEN
Dominik Scheitz (Consultant)
Martin Fikar (Head of Consulting)

Jetzt für unsere Treasury Webinare anmelden:
Deutsch: 13:30 bis 14:00 Uhr
Englisch: 17:00 bis 17:30 CET

 

6. Dezember: Liquiditätsplanung
Gestalten Sie Ihre Planung so automatisch und intelligent wie möglich.

REFERENTEN
Gerald Dorrer (Senior Project Manager)
Hubert Rappold (CEO)

Jetzt für unsere Treasury Webinare anmelden:
Deutsch: 13:30 bis 14:00 Uhr
Englisch: 17:00 bis 17:30 Uhr CET

Die EuroFinance International Treasury Management Konferenz kommt nach Genf. Besuchen Sie uns an Stand S81 und erfahren Sie mehr über das Potenzial von Digitalisierung für Ihre täglichen Treasury Prozesse.

TIP bietet Ihnen besonders flexibles Berichtswesen auf Knopfdruck. Egal, ob Sie bereits ein Treasury Management System im Einsatz haben oder noch manuell mit Excel berichten – mit TIP sparen Sie wertvolle Zeit und erhöhen die Qualität Ihrer Daten. Außerdem bieten wir smarte Lösungen in den Bereichen Liquiditätsplanung, Automatische Bankgebührenkontrolle, Risikomanagement, Avale, Derivate und Workflows an.

Sie möchten mehr erfahren? Werfen Sie einen Blick auf unsere Case Studies und erfahren Sie in aller Kürze, wie unsere namhaften Kunden die Treasury Information Platform TIP bereits nutzen.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch an unserem Stand S81 in Genf!

Am 20. September freuen wir uns wieder auf zahlreiches Erscheinen unserer Kunden und spannende Praxisbeiträge direkt am Frankfurter Flughafen. Dieses Jahr steht Treasury im Zeichen der Digitalisierung im Fokus unserer jährlichen Kundenveranstaltung. Angefangen bei digitalisierten Trade Finance Prozessen, der völlig selbstständigen Erstellung von Berichten durch das Treasury bis hin zur Nutzung von Predictive Analytics in der Liquiditätsplanung.

Wir bedanken uns jetzt schon ganz herzlich bei unseren vortragenden Kunden und Referenten von der Deutschen Telekom, REWE, Thomas Cook, STIHL, Schott, und der Deutschen Bank.

Hier geht’s zum Programm.

Sie sind noch nicht angemeldet? Ein paar Plätze gibt es noch, wir freuen uns auf Ihre Email an events@tipco.at

Von Februar bis Juni haben wir im Rahmen unserer Treasury Webinare jeden Monat ein neues Treasury-Gebiet unter die Lupe genommen und Lösungsansätze vorgestellt, mit denen tägliche Aufgaben effizient und einfach bearbeitet werden können.

Bankbeziehungen

Den Auftakt machte unser Modul für Bankbeziehungen, mit dem nicht nur Bankgebühren möglichst automatisch kontrolliert, verglichen und eingespart werden können, sondern auch alle weiteren Daten aus Ihren Bankbeziehungen auf Knopfdruck abrufbar und damit auswertbar werden.

Cash Visibility

Im Webinar „Cash Visibility“ ging es vor allem um den Gesamtüberblick über alle Geldströme in Ihrem Unternehmen. Wie sieht es auf Ihren Konten aus? Wie steht es um die konzernweite Liquidität? Und wie können Sie alle relevanten Daten einfach in übersichtlichen Berichten auswerten, um das Management und sich selbst laufend informiert zu halten?

Liquiditätsplanung

Da eine gute Liquiditätsplanung viele Anforderungen erfüllen sollte, folgte dem Überblick noch die Detailsicht auf das Modul Liquiditätsplanung. Wie können Sie Ihre historischen Daten nutzen, um den Blick in die Zukunft möglichst genau gestalten zu können? Wie fließen die Werte Ihrer Tochtergesellschaften in Ihre Planung ein, ohne im Vorfeld wiederholt Emails schreiben und Telefonate führen zu müssen?

FX Exposure & IFRS 9

Auch zum Thema FX Exposure und IFRS 9 Reporting bietet die Treasury Information Platform TIP Lösungen an, die eng verbunden mit smarten Workflows Ihre Abstimmungsprozesse erleichtern und Übertragungsfehler vermeiden können. Ganz nebenbei werden Sie dabei auch effizienter und genauer in Ihrer Arbeit.

Treasury Prozesse

Wie das genau funktioniert, konnten die Teilnehmer im vorerst letzten Teil der Reihe „Treasury Prozesse“ erfahren, der sich mit automatisierten Workflows beschäftigte.

Sie haben eines unserer Treasury Webinare verpasst und würden sich gerne näher informieren? Fragen Sie unsere Aufzeichnungen auf unserer Webinarseite an oder vereinbaren Sie einen Demo-Termin mit uns. Gerne nehmen wir uns auch persönlich Zeit für Ihre Anforderungen. Und wenn Sie darüber hinaus gerne auf dem Laufenden bleiben möchten, können Sie sich auf unserer Website auch für unseren Newsletter anmelden.

Wir freuen uns auf Ihre Herausforderungen!

Wer könnte besser wissen, was ein System erfüllen muss, als Treasurer mit langjähriger Erfahrung? Niemand. Deswegen haben wir acht erfahrene Treasurer und TIP-Anwender eingeladen, Mitglieder und Gäste von unserem TIPCO Beirat zu werden.

Ziel des TIPCO Beirats ist es, Anforderungen von Unternehmen frühzeitig aufzugreifen, Rückmeldungen zu geplanten Produkten zu geben und neue Module und Dienstleistungen auf Ihre Praxistauglichkeit zu prüfen.

Wo liegen die Stärken der Treasury Information Platform TIP? Welche erweiterten Funktionalitäten wären wünschenswert? Wie sieht der tägliche Umgang mit TIP in der Praxis aus? Die Themen auf der ersten Sitzung in unserem Wiener Hauptsitz waren umfangreich und bildeten vor allem den Bedarf an noch mehr Digitalisierung ab. Schlagworte wie „Predictive Analytics“, „Self-Service BI“, „eBAM“ und „Robotics“ gehörten deswegen ganz oben auf die Tagesordnung.

Neben den großen Visionen waren aber auch kleinere Verbesserungsvorschläge für uns eine große Unterstützung. Denn nur in der täglichen Anwendung wird deutlich, wie sinnvoll intelligente Eingabemasken sind, wie schnell sich Aufgaben umsetzen lassen und wie intuitiv das Handling der Anwendung in der Praxis wirklich ist.

Unsere acht Sparring-Partner haben uns in der ersten Sitzung nicht mit Samthandschuhen angefasst, wofür wir ihnen sehr dankbar sind. Dennoch durften wir den Tag in einer Runde sehr zufriedener Kunden verbringen, was den Leistungsanspruch und die Qualität von TIP bestätigt hat.

Der TIPCO Beirat besteht aus sieben erfahrenen Treasurern und der Geschäftsführung von TIPCO und wird sich mindestens zweimal im Jahr zusammensetzen.

Mitglieder:
Christine Pitzen, Britta Baier, Jörg Bermüller, Thomas Linnert, Christian Melcher, Markus Müller, Dirk Schreiber, Thomas Stäubli, Martin Winter, Hubert Rappold

Wir bedanken uns ganz herzlich bei unseren Beiratsmitgliedern und unserem Gast-Experten für eine sehr konstruktive und angenehme erste Sitzung.

Wir freuen uns sehr über Zuwachs in unserer Partnerrunde. Als Head of Consulting gehört Martin Fikar zu unseren leitenden Treasury-Experten und steht unseren Beratern mit Rat und Tat zur Seite. Für die Qualität unserer Arbeit sind vielfältige Sichtweisen und tatkräftige Entscheidungsträger wichtig, deswegen liegt uns viel daran, unser Führungsteam möglichst breit aufzustellen. Martin Fikar gehört nicht nur fachlich zu unseren wichtigen Experten, sondern ist ein vorbildlicher Teamplayer mit herausragender Führungskompetenz. Wir freuen uns daher sehr, dass er sich bereiterklärt hat, in dieser neuen Position mit seinem besonderen Einsatz für unsere Kunden und Kollegen einen wichtigen Beitrag für unser Unternehmen zu leisten. Herzlichen Glückwunsch, Martin, und vor allem – Danke!

Wir gratulieren unserem Kunden Merck ganz herzlich zum diesjährigen Adam Smith Award in der Kategorie “First Class Relationship Management”. Wir freuen uns sehr, Teil dieses herausfordernden und spannenden Projekts sein zu dürfen. Mehr Informationen unter treasurytoday.com/adamsmith/2018