Eine Kontenverwaltung muss einfach bedienbar sein und alle relevanten Informationen zu den Bankkonten Ihres Konzerns müssen an einer Stelle gesammelt zur Verfügung stehen. Eine einfache Bedienung steigert auch enorm die Akzeptanz eines Systems.
Nutzen Sie bestehende Daten. Egal, ob aus einem TMS, ERP oder eBanking-System. Alles, was bereits elektronisch zu den Bankkonten vorliegt, sollte per Schnittstelle automatisch übernommen und benötigte Stammdaten automatisch angelegt werden.
Das Ziel sind 100%! Erst wenn Sie ausnahmslos alle Konten, Dokumente und Zeichnungsberechtigten im System haben, ist die Kontenverwaltung vollständig. Sie sparen damit Zeit, weil es nur einen Ort gibt, an dem Sie nachschauen müssen.
Wenn Sie eine Kontenverwaltung aufbauen, achten Sie gleich darauf, dass so viele Punkte wie möglich aufgenommen werden: Informationen zu CashPools, Zeichnungsberechtigte, Bankgebühren, Dokumente, etc…
Bei einer großen Anzahl von Bankkonten ist eine flexible Daten-Analyse unverzichtbar. Berichte, die sich blitzschnell nach beliebigen Kriterien analysieren lassen, müssen das Ziel sein.
Eine saubere Trennung, wer welche Daten sehen darf, erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern freut auch die Compliance-Abteilung. Eine revisionssichere Protokollierung ist natürlich ebenfalls eine Minimalanforderung.
Wenn Banken die Eröffnung von Konten auf elektronischem Weg anbieten, sollte das auf alle Fälle genutzt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern sichert auch die Datenqualität und freut den Prüfer.
Gesellschaften sollten in regelmäßigen Abständen die Vollständigkeit der Konten und der Zeichnungsberechtigten bestätigen und Fehler und Abweichungen kommentieren.
