Konzernweite Daten auf Abruf in Excel:
Flexibles Reporting bei STIHL

Flexible, individuelle Berichte in wenigen Minuten erstellen, ohne Daten manuell aufbereiten zu müssen, davon träumen so einige Treasurer. STIHL fand eine Lösung: Das Self-Service BI mit dem TIP Cube. Das besonders flexible Reporting setzt neue Maßstäbe im Treasury-Berichtswesen.

Es ist das alte Lied im Treasury-Reporting: Berichte erstellen kostet vor allem Zeit. Umfangreiche Excel-Dokumente mit flexiblen Erfassungsrastern müssen erstellt und an die Tochtergesellschaften gesendet werden, damit diese darin die erforderlichen Daten erfassen können. Die nächste Herausforderung ist, die Dateien einzusammeln, zerstörte Formatierungen zu korrigieren, etwaige Erfassungsfehler zu finden und die Daten zusammenzukopieren. Nicht selten müssen die Informationen der Tochtergesellschaften in einem weiteren Schritt noch um Daten aus diversen Vorsystemen ergänzt werden. Stehen die Daten schließlich gesammelt für die Auswertung bereit, ist einiges an Zeit vergangen, die idealerweise in die Analyse und nicht in die Aufbereitung der Daten fließen sollte. Dann gibt es auch noch die Kostenfrage: Selbst, wenn Berichte teuer für den individuellen Bedarf ausprogrammiert worden sind, ändern sich die Anforderungen im Lauf der Zeit, was wieder externen Beraterbedarf erforderlich macht. Und der Traum, Ad-hoc-Anfragen schnell beantworten zu können, bleibt in weiter Ferne.

Tempo erhöhen, Daten verbessern

Diese Unzulänglichkeiten waren uns lange genug ein Dorn im Auge. Deswegen haben wir im STIHL-Treasury bereits vor einigen Jahren die Basis für eine zentrale Datenverwaltung geschaffen: Aufsetzend auf das vorhandene TMS von Reval, wurde TIP als On-top-Lösung eingeführt (dabei werden sämtliche relevante Daten über Schnittstellen automatisch aus unterschiedlichen Systemen in die TIP-Datenlogik übertragen und stehen so jederzeit für flexible Auswertungen bereit). Seither führen wir die Daten von sämtlichen Konzerngesellschaften automatisiert in der Zentrale zusammen und erstellen vordefinierte Planungs- und Statusberichte auf Knopfdruck.

Mit den neuen Möglichkeiten der Digitalisierung wollten wir den bereits hohen Automatisierungsgrad weiter ausbauen. STIHL-Treasury liefert jeden Montag einen Dashboard-Bericht in Excel, der die aktuelle Liquiditätslage des Konzerns aus unterschiedlichen Ansichten darstellt. Dafür mussten wir in der Vergangenheit sämtliche Daten aus den vorhandenen Berichten manuell per copy & paste in ein eigenes, über umfangreiche Formeln vordefiniertes Excel Sheet transferieren – der Aufwand eines halben Arbeitstages.

Die Lösung für diese Herausforderung fanden wir bei unserem langjährigen Systempartner TIPCO. Um die „selbstbestimmten“ Berichte – nach unseren Vorstellungen flexibel und vor allem auf Basis von Excel – gestalten und automatisieren zu können, hat TIPCO mit dem „TIP Cube“ das für uns passende Tool entwickelt. Anfang des Jahres 2018 griffen wir zu und hatten in weniger als fünf Wochen genau das, was wir brauchten.

Blue Monday war früher

Unser selbst erstellter „Monday-Morning-Report” aktualisiert sich nun auf Knopfdruck und kann ohne externe Unterstützung von uns angepasst werden. Möglich wird das durch den größten Vorteil des TIP Cubes: Denn der Cube stellt die gesamten Konzerndaten in Excel zur Verfügung, sodass wir direkt im vertrauten System unsere Berichte bauen können. Auf Basis aktueller Daten, völlig flexibel und mit den uns vertrauten Formeln, Diagrammen und sonstigen Funktionen, die in Excel zur Verfügung stehen.

Datenbasis in Excel = Berichte in Excel
Mit dem TIP Cube können Sie über die Excel-Pivot-Funktion auf Ihre aktuellen Konzerndaten zugreifen und diese für detaillierte Analysen verwenden. Mit der Drilldown-Funktion gelangen Sie bis auf die unterste Datenebene.

Es ist nicht übertrieben, zu behaupten, dass uns die Berichtserstellung seither richtig Spaß macht. Die Liquiditätslage filtern wir nach Belieben, sei es nach Gesellschaft, Kontrahenten oder Währung. Wir können einstellen, zu welchem Stichtag wir die Daten sehen wollen, aber auch mit “dynamischen Zeitintervallen“ arbeiten, das heißt, der Report zeigt uns jeweils den vorherigen Arbeitstag, den letzten Monat oder das letzte Quartal an.

Dashboards ohne Aufwand

Ein wesentlicher Grund, warum wir uns für den TIP Cube entschieden haben, ist die Aktualität der Daten. Der Cube liefert in zu definierenden Intervallen (z.B. stündlich) den Datenstand, so wie er in TIP gepflegt ist. Bei jedem Aufruf zeigen die Dashboards die frisch gelieferten Konzerninformationen an, ohne dass wir auch nur den geringsten manuellen Aufwand betreiben.

Alle Daten im Blick
Der TIP Cube zeigt Ihren aktuellen Datenbestand in TIP an – und hält somit den Dashboard-Bericht auf dem Laufenden, ohne dass Informationen manuell aufbereitet werden müssen.

Und wenn wir auf die Schnelle analysieren wollen, wie sich Positionen zusammensetzen, „bohren“ wir einfach im Bericht nach: Mit der Drilldown-Funktion gelangen wir so bis auf die unterste Datenebene und können dort die gewünschten Positionen vergleichen. Für solche Analysearbeiten, die richtigen Mehrwert bringen, haben wir dank des Cubes auch die dafür erforderliche Zeit.

Der TIP Cube im Überblick

• Umfangreiche Datenbasis: Wir können sämtliche TIP-Daten im Cube bereitstellen. Dazu gehören Daten für Ihren Finanzstatus, die Liquiditätsplanung sowie Avale und Derivate. Aufbereitet nach Berichtswährung, Zeitfenstern und Hierarchien.
• Einfache Bedienung: Sie kennen sich mit Pivot-Tabellen in Excel aus? Dann wissen Sie alles, was Sie wissen müssen, um den Cube bedienen zu können. Alle weiteren Funktionen und Möglichkeiten ergeben sich aus Ihren Excel-Kenntnissen.
• Stündlich aktualisierte Daten: Egal, welchen Bericht sie erstellen, alle Daten aus dem TIP Cube werden stündlich aktualisiert. So können Sie beliebte Berichte über Jahre verwenden und immer auf aktuelle Daten zugreifen.
• Bearbeitung von Daten: Sie können Ihre Daten nicht nur vollkommen frei abfragen und anordnen, sondern in der Folge auch ohne Einschränkungen weiterbearbeiten. Dafür stehen Ihnen alle Tools und Funktionen von Excel zur Verfügung.
• Individuelle Formatierung: Sie haben Ihre eigenen Richtlinien, um in Excel Berichte zu erstellen? Dann übernehmen Sie diese einfach. Sobald Sie sich für eine Berichtsstruktur entschieden haben, können Sie Ihren Bericht so formatieren wie Sie es wünschen. Farbe, Logo, Anordnung, Seitenlayout – alles wie immer.

Über die STIHL AG & Co. KG

STIHL ist ein international tätiger Motorsägenhersteller und die meistverkaufte Motorensägenmarke der Welt. 2016 erwirtschaftete die STIHL Unternehmensgruppe einen Umsatz von 3,46 Milliarden Euro und beschäftigte weltweit knapp 15.000 Mitarbeiter. Das Familienunternehmen verfügt über eine Eigenkapitalquote von über 70 Prozent und kann somit alle Investitionen mit eigenen liquiden Mitteln finanzieren.