eBAM bei SCHOTT

Bankkonten unter der Lupe

Bankkonten sind der Dreh- und Angelpunkt jeder Treasury-Abteilung. Von A wie Avalgebühren-Abrechnung bis Z wie Zahlungsverkehr: Am Ende des Tages spiegelt sich jede Finanztransaktion auf einem Konto wider. Und so verfügen Großkonzerne in der Regel über dutzende, wenn nicht gar hunderte Konten, die von der Zentrale und von den Tochtergesellschaften verwaltet werden müssen. Sie sind über den Globus verteilt, haben unterschiedliche Währungen und liegen bei zahlreichen Banken. Wer da den Überblick behalten muss, ist gut beschäftigt. Wie steht es um Anzahl, Status und Verwendungszweck? Sind die Informationen zu den Zeichnungsberechtigten noch aktuell? Dieter Worf, Leiter Treasury der Schott AG, kennt diese Herausforderung gut: „Mit über 60 Konzerngesellschaften und über 200 Bankkonten im Konzern nimmt die Bankkontenverwaltung viel Zeit in Anspruch. Darum ist es unser oberstes Ziel, so viel Arbeit wie möglich von unseren Systemen erledigen zu lassen.“

Dinge genau unter die Lupe zu nehmen, ist seit jeher fester Bestandteil der DNA von SCHOTT. Aktuell produziert der Technologiekonzern Glaskeramiksegmente für das Extremely Large Telescope (ELT), das in der chilenischen Atacama-Wüste gebaut wird. Da verwundert es nicht, dass SCHOTT den Anspruch hat, auch in seine Kontenverwaltung maximale Transparenz zu bringen. Dabei übernimmt der Konzern eine Vorreiterrolle, denn was logisch klingt, ist in der Praxis lange Zeit nicht angekommen: Ein automatisierter Abstimmungsprozess, der die Brücke zwischen Treasury-Abteilung und Bank schlägt. Die Herausforderung besteht dabei darin, die Systeme des Konzerns und die Systeme der Bank in einer standardisierten Sprache, automatisiert miteinander kommunizieren zu lassen.

2002 hat SCHOTT die Treasury Software TIP eingeführt, deren Stärke genau darin liegt, Systeme miteinander zu verbinden. In einem Brainstorming mit dem Software Entwickler TIPCO entschied sich das Treasury-Team bereits im Jahr 2018 dafür, einen ersten Teil der Kontenverwaltung mithilfe eines Workflows zu steuern und die Kommunikation mit der Bank über automatisch erstellte, elektronische Nachrichten durchzuführen. Die Idee: vollautomatisch überprüfen, ob bestimmte Bankkonten bei der Bank aktiv sind und welche Personen auf diesen Konten zeichnungsberechtigt sind.

Jochen Alt, Treasury Manager bei SCHOTT, bringt den größten Vorteil auf den Punkt: „Die Vorstellung, den Status unserer Konten automatisch bei der Bank abprüfen zu können, gefiel uns nicht nur wegen der Zeitersparnis. Auf Knopfdruck ermitteln zu können, wer auf einem Konto zeichnungsberechtigt ist, hilft uns bei der Einhaltung unserer Richtlinien.“

Mit der richtigen Bank von BAM zu eBAM

Die Idee ist nicht neu, allein die Umsetzung scheiterte in der Vergangenheit unter anderem daran, dass es auch eine Bank braucht, die tatkräftig mit Hand anlegt. Mit der Treasury Information Platform TIP stand bereits ein geeignetes Werkzeug zur Verfügung, in dem alle Bankkonten des SCHOTT Konzerns enthalten waren. Es fehlte also nur noch der Bankpartner, der bereit war, für das Projekt Ressourcen abzustellen. Das Treasury-Team des Mainzer Traditionsunternehmens konnte dafür die Deutsche Bank gewinnen, die der Gruppe seit vielen Jahren als Kernbank verbunden ist. Damit war das Trio komplett und konnte mit vereinten Kräften loslegen. ­­­

Anfrage, Statusmeldung, Konten-Report: Von der Idee zum Workflow

Am Anfang musste das Projektteam gemeinsam den Zielprozess für die Kontenbestätigung definieren. Denn nur Abläufe, die klaren Regeln folgen, lassen sich in einen Workflow übersetzen. Da das Projekt sprichwörtlich „auf der grünen Wiese“ startete, war eine enge Abstimmung am Reißbrett erforderlich. Unter der Moderation von TIPCO wurden Flussdiagramme gemalt, um den end-to-end-Prozess sauber zu definieren. Dabei machte sich die jahrelange Erfahrung in puncto Systemintegration und Datenaustausch bezahlt. Dieter Worf: „Uns gefiel, dass TIPCO nicht nur das eigene System, sondern den ganzen Prozess im Blick hatte. Und die Deutsche Bank zeigte von Anfang an große Bereitschaft, diese Lösung trotz kleinerer Stolpersteine gemeinsam zum Laufen zu bringen.“

Die Technik im Detail | Die durch SWIFT definierten Formate machen den Datenaustausch erst möglich. Der „Account report“, wie die Kontobestätigung im SWIFT-Jargon heißt, ist der letzte von vier Nachrichtentypen, die im Abfrageprozess wie dargestellt zusammenhängen.

Nach einigen Abstimmungsrunden waren die Prozessschritte festgezurrt und TIPCO konnte den ersten Prototypen des Workflows einrichten. Erste acmt-Nachrichten wurden erstellt und an die Deutsche Bank zur Prüfung übermittelt. Nach etwas Feinjustierung war der Deutschen Bank ein bahnbrechender Schritt gelungen: Ihr System konnte erstmalig eine im acmt-Format verfasste und per SWIFT-Netzwerk übermittelte Anfrage von SCHOTT vollautomatisch empfangen und beantworten.

Flowchart zum Kontobestätigungs-Prozess: Die genaue Abstimmung des Nachrichtenflusses und der daraus resultierenden, unterschiedlichen Workflow-Status, bildete die Basis für die Umsetzung im Projekt.

Das Ergebnis: Mehr Automatisierung, mehr Überblick

Der TIP-Workflow und der automatisierte Datenaustausch ermöglichen es SCHOTT, aktive Konten mit nur einem Mausklick von der Bank vollautomatisch prüfen und bestätigen zu lassen. Kann die Bank die angelieferten Konten in ihren Systemen nicht finden, erfolgt eine Fehlermeldung. Wenn zwar die Bankkonten übereinstimmen, aber die Zeichnungsberechtigungen nicht, werden die Konten für die weitere Abstimmung mit der Bank im Workflow mit dem ToDo „zu bearbeiten“ markiert. Stimmen alle Daten vollständig überein, erhalten die Konten den Status „bestätigt“ und werden mit einem Bestätigungsdatum versehen.

Bestätigungsworkflow in TIP: Auf einer Übersichtsseite lässt sich für die relevanten Konten per Mausklick die Bestätigung initiieren. Nach der Übermittlung an die Deutsche Bank erfolgt vollautomatisch der Import des „Acknowledgements“ und anschließend des Account Report. Konten, bei denen Differenzen in den Zeichnungsberechtigungen bestehen, werden zur weiteren Bearbeitung aussortiert und erfolgreich bestätigte Konten erhalten einen eigenen Status.

Seit dem GoLive Anfang 2019 kann SCHOTT seine Konten vollautomatisiert prüfen und bestätigen lassen. Dafür erzeugt die Treasury Software TIP einen „Account Report Request“, übermittelt diesen über die SWIFT-Anbindung von SCHOTT an die Deutsche Bank und auch die Empfangsbestätigung, die „Rejection“ und der „Account Report“ werden völlig ohne manuellen Eingriff verarbeitet. Der Versand von Emails ist seitdem nicht mehr notwendig und Missverständnisse in der Kommunikation entfallen – genauso wie Übertragungsfehler und Sicherheitslücken.

SCHOTT kann so mithilfe des Workflows Kontonummer, Währung und Zeichnungsberechtigte mit wenigen Klicks abgleichen. Ein weiteres Ziel ist, den jährlichen Saldenbestätigungsprozesses im Rahmen des Jahresabschlusses zu automatisieren.

Der vollständig digitalisierte Account Lifecycle

Das enorme Potenzial von eBAM steckt jedoch woanders: die technische Basis und die inhaltlichen Erfahrungen aus diesem innovativen Projekt wurden in einem zweiten Schritt genutzt, um weitere Prozesse rund um Kontoeröffnung, -änderung und -schließung zu automatisieren. Ein vollständig papierloses Kontenmanagement also, das ohne Faxgeräte oder den Postweg auskommt und auch intern Abstimmungen erheblich vereinfacht und beschleunigt. Damit ist es jetzt auch möglich, neue Zeichnungsberechtigte anzulegen und die Berechtigungen von bestehenden Datensätzen auszuweiten oder einzuschränken. Smarte Workflows sorgen im Hintergrund für einen revisionssicheren Prozess im Mehraugenprinzip. Was derzeit nur für Konten bei der Deutschen Bank in Deutschland funktioniert, wird in Zukunft auch bei internationalen Kontoverbindungen möglich sein.

Das Fazit von Dieter Worf: „Mit diesem Projekt haben wir gemeinsam mit TIPCO und der Deutschen Bank einen wichtigen Bereich des Bankkonten-Managements erfolgreich digitalisiert. Gleichzeitig sind wir überzeugt, dass noch mehr möglich ist. Wir möchten unbedingt dranbleiben und alle Treasury-Kollegen einladen, es uns gleichzutun. Nur so kann die vollständig digitalisierte Kontenverwaltung Realität werden.“

Die Vision für die Zukunft ist, dass weitere Banken es der Deutschen Bank gleichtun und ihre Systeme „e-Bam-fit“ machen, damit Konzerne bald den Großteil ihrer Konten sowohl national als auch international auf Knopfdruck prüfen und verwalten können.

Jochen Alt fasst den Ausblick aus SCHOTT-Sicht zusammen: „Der Anfang ist gemacht, jetzt können weitere Schritte folgen. Bis das Extremely Large Telescope im Jahr 2024 den Betrieb aufnimmt, wird auch der Blick auf unsere Bankkonten noch ein ganzes Stück schärfer sein.”

Über die SCHOTT AG

SCHOTT ist ein international führender Technologiekonzern auf den Gebieten Spezialglas und Glaskeramik. Mit der Erfahrung von über 130 Jahren herausragender Entwicklungs-, Material- und Technologiekompetenz bietet das Unternehmen ein breites Portfolio hochwertiger Produkte und intelligenter Lösungen an. Damit ist SCHOTT ein innovativer Partner für viele Branchen, zum Beispiel Hausgeräteindustrie, Pharma, Elektronik, Optik, Life Sciences, Automotive und Aviation. Das Unternehmen setzt auf Innovationen und nachhaltigen Erfolg. Die Muttergesellschaft SCHOTT AG hat ihren Hauptsitz in Mainz und ist zu 100 Prozent im Besitz der Carl-Zeiss-Stiftung. Mehr als 15.500 Mitarbeiter weltweit, davon 5.550 in Deutschland erwirtschafteten zuletzt einen Umsatz von 2,08 Mrd. Euro, davon 86% außerhalb Deutschlands.