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Was gibt es Neues bei TIPCO?
Unsere Treasury News.

  • Liquiditätsplanung bei der Lufthansa:
    Wie steuert man durch eine globale Krise?

    Liquiditätsplanung bei der Lufthansa

    „Wenn die Lufthansa das schafft, schaffen wir das auch!“ – das könnte derzeit der Leitsatz in sämtlichen Treasury-Abteilungen sein, denn es gibt wohl kaum einen deutschen Konzern, der in dieser Zeit größere Herausforderungen in der Liquiditätsplanung zu bewältigen hat. Wie also plant die Lufthansa Group ihre Liquidität und wie geht ihr Treasury mit den neuen Anforderungen um?

     

    Der größte Luftverkehrskonzern Europas arbeitet seit 18 Jahren mit der Treasury Information Platform TIP und hat in dieser Zeit eine langfristige Planung über 27 Monate etabliert. Eine sehr zuverlässige Herangehensweise unter „normalen“ Bedingungen, die aber mit den massiven Cashflow-Einbrüchen durch COVID-19 überdacht und um weitere Sichtweisen ergänzt werden musste. TIP ist eine besonders flexible Software, die darauf ausgelegt ist, auch bei wechselnden Anforderungen schnell reagieren und „mitwachsen“ zu können. Nicht zuletzt deswegen hat sich die Lufthansa dazu entschieden, auch diese Aufgabe mit TIP zu lösen: „Die COVID-19-Krise hat Liquiditätsplanung neu definiert. TIPCO hat unsere Situation sofort verstanden, unsere Anforderungen weitergedacht und schnell umgesetzt. Das war enorm wichtig und hilfreich für uns.“ fasst Thomas Linnert (Leiter Corporate Treasury Operations) zusammen.

     

    Wie flexibel die Software wirklich ist, konnten wir in weniger als zwei Wochen unter Beweis stellen. Eine beeindruckende Leistung von beiden Seiten, denn Ziel war es nicht „nur“, eine kurzfristige währungsdifferenzierte Planung auf Wochenbasis einzurichten, sondern auch eine wesentlich detailliertere Planungsstruktur anzulegen, die in ihrem Umfang noch verständlich und anwenderfreundlich bleiben sollte. Gemeinsam mit dem für die Liquiditätsplanung verantwortlichen Team der Lufthansa haben unsere Treasury Consultants praktische Planungshilfen erarbeitet, die TIP sowohl für die Konzernmutter als auch für die Tochtergesellschaften zu einem verlässlichen und effektiven Krisen-Tool machen.

     

    Eine dieser Hilfestellungen ist der Excel-Upload, der es den dezentralen NutzerInnen ermöglicht, die Daten eigener Excel-Vorlagen in der Planung hochzuladen. So können die PlanerInnen bereits erhobene Daten einfach und schnell übernehmen und vermeiden gleichzeitig manuelle Übertragungsfehler. Mit dem gleichen Ziel wurde eine Spiegelungsfunktion implementiert, die interne Cashflows automatisch auf der Gegenseite (Sellers-Rule) „vorbefüllt“, um auch hier bereits vorhandene Informationen nicht doppelt eintragen zu müssen. Carlos Scheeren, Projektleiter für die Einführung der wochenbezogenen Planung bei Lufthansa, dazu: „Die Planungsqualität der Tochtergesellschaften ist enorm wichtig. Mit den Planungshilfen in TIP haben wir einen Weg gefunden, die dezentralen Einheiten bei ihrer Arbeit zu unterstützen und gleichzeitig die Datenqualität auf Konzernebene zu verbessern.“

     

    In der Folge der COVID-19-Maßnahmen liegt das Hauptaugenmerk vieler Konzerne weltweit auf der Qualität der Plandaten. Um zu gewährleisten, dass alle AnwenderInnen ihre Werte so akkurat und treffsicher wie möglich erheben, müssen sie ihre Planungsqualität zeitnah und regelmäßig überprüfen können. Tochtergesellschaften sowie Corporate Finance haben deswegen die Möglichkeit, Abweichungen zu der zuletzt eingegebenen Planung über ein auf die TIP-Datenbank aufgesetztes Datenanalyse-Tool einzusehen, um ihr Planverhalten besser einschätzen und aus der Vergangenheit lernen zu können.

     

    Vom Maßnahmenkatalog über die Umsetzung bis zum GoLive war die Lufthansa nach nur zehn Werktagen schon Anfang April in der Lage, ihre Liquidität weltweit in der neuen Struktur zu planen. Eine beeindruckende Leistung von allen Beteiligten in einer sehr anspruchsvollen Zeit. Wir bedanken uns für das große Vertrauen in unser Team und in unsere Software und wünschen unserem Kunden alles Gute für die nächsten Wochen und Monate.

     

     

    Liquiditätsplanung mit TIP: Laden Sie unser Webinar herunter!

    Ob nun kurzfristige Liquiditätsplanung oder langfristig, unsere Planung gehört zu einer der besten Lösungen am Markt. In unserem Webinar erfahren Sie mehr, einfach herunterladen und ansehen wenn Ihre Zeit es zulässt.

     

    Webinar Liquiditätsplanung

     

  • Die Treasury Information Platform TIP
    im Einsatz bei thyssenkrupp Elevator

    Treasury bei thyssenkrupp Elevator

    Mit dem Carve-Out von thyssenkrupp Elevator benötigte der globale Anbieter für Aufzüge und Fahrtreppen auch ein eigenständiges Treasury Reporting System. Die Treasury Information Platform TIP war im thyssenkrupp Konzern bereits etabliert und wurde vom neuen Treasury-Team gerne übernommen.

    Vor allem der flexible Aufbau der Software, der jederzeit spezifische Änderungen erlaubt, konnte den Konzern mit einem Jahresumsatz von rund acht Milliarden Euro (2018/19) überzeugen. Im März 2020 erfolgte der Auftrag und damit in nur wenigen Monaten die Übernahme von Finanzstatus, Aval- und Derivate-Reporting in die neuen Strukturen. Um in Zukunft auch eigenständig planen zu können, wurden außerdem das Liquiditätsplanungsmodul von TIP und der Excel Cube eingeführt, mit dem thyssenkrupp Elevator direkt in Excel auf seine Finanzdaten zugreifen und Adhoc-Berichte für das Management erstellen kann.

    Dennis Schwinning, Head of Treasury Front Office von thyssenkrupp Elevator:

    „Mit TIP bauen wir unser Treasury Reporting genau nach unseren Vorgaben auf, von der Liquiditätsplanung bis zum Adhoc-Reporting. Flexibilität und hohe Kundenorientierung hat TIPCO schon im Laufe des Carve-Outs bewiesen!“.

    Wir freuen uns sehr über das positive Feedback, den gelungenen Carve-Out und bedanken uns bei unserem neuen Kunden für das Vertrauen. 

     

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    Webinar Liquiditätsplanung

     

  • Best-of-Breed mit TIS und TIPCO

    Nicht nur in Zeiten von COVID-19 ist es wichtig, einen vollständigen und aktuellen Überblick über den weltweiten Liquiditätsstatus Ihres Konzerns sicherzustellen und diesen auch für die Zukunft vorzuhalten. Dafür brauchen Sie vor allem regelmäßig aktualisierte Liquiditäts-Plandaten sowie belastbare Plan-Szenarien und Simulationen.

    TIS und TIPCO bieten eine kombinierte und stark integrierte Lösung an, die beides bietet:

    • Eine rasche Bankenanbindung durch TIS, um einen schnellen, automatisierten Überblick über die globalen Cash-Bestände zu ermöglichen
    • Eine kurzfristig einsetzbare, bereits vorkonfigurierte Liquiditätsplanung in TIP samt Simulations-Engine

     

    Mit unseren Erfahrungen auf gemeinsamen Projekten sind wir ein eingespieltes Team, das Ihre Treasury Systemlandschaft in kurzer Zeit zu einem hohen Grad digitalisiert. Wir binden Ihre Vorsysteme an, gewährleisten einen reibungslosen Datenaustausch und bieten Ihnen modernste Lösungen auf den Feldern Zahlungsverkehr und Liquiditätsplanung an.

    Mehr dazu erfahren Sie auch in unserem Webinar mit unserem Kunden CORESTATE Capital Group.

     

    Best-of-Breed TIS und TIPCO

    Sie möchten Ihren Zahlungsverkehr und Ihre Liquiditätsplanung automatisieren?

    Kontaktieren Sie uns, wir freuen uns auf Ihre Nachricht!

     

    Bankenanbindung und Zahlungsverkehr
    TIS Treasury Intelligence Solutions GmbH

    Liquiditätsplanung, Predictive Analytics, Simulationen & Reporting
    TIPCO Treasury & Technology GmbH

     

     

     

  • Predictive Analytics mit TIP:
    Liquiditätsplanung auf völlig neuem Niveau

    Predictive Analytics mit TIP

    Mit der Predictive Analytics Funktion in TIP automatisieren Sie Ihre Liquiditätsplanung zu einem hohen Grad und vereinheitlichen vor allem die Annahmen hinter Ihren Vorhersagen – auf Wunsch auch konzernweit. Das Ergebnis: Erstaunlich präzise Plandaten und wertvolle Zeitersparnis in der Planung.

     

    Ein neues Verfahren für Predictive Analytics

    Ein Computer kann enorm große Datenmengen verarbeiten und hoch komplexe Analysen durchführen, die Sie allein mit Excel nicht umsetzen könnten, das liegt auf der Hand. Rechenkapazität und Statistik allein reichen aber nicht aus, um belastbare Plandaten zu erzeugen.

    Wir haben ein vielschichtiges Verfahren entwickelt, das die Präzision von Predictive Analytics erheblich steigert und einsatzbereit für den Treasury-Alltag macht. Mit diesem Verfahren ermittelt die Treasury Information Platform TIP für jede Ihrer Planungskategorien individuell die beste Berechnungsmethode und erreicht damit erstaunlich gute Ergebnisse.

    Der größte Vorteil: Sie können eine Vielzahl von Einflussfaktoren gleichzeitig in Ihrer Planung berücksichtigen. Das ist manuell nahezu unmöglich, statistische Modelle und Machine-Learning-Methoden können aber genau das leisten und ermöglichen in Kombination mit dem Fachwissen Ihrer Treasury-Abteilung wesentlich präzisere Vorhersagen. Was das im Detail bedeutet, lesen Sie in diesem Artikel.

     

    Wie funktioniert Predictive Analytics?

    Viele Treasurer analysieren mithilfe von Excel die Cashflows der vergangenen Jahre, um in ihnen Verläufe und Muster zu finden, auf deren Basis sie Entwicklungen vorhersagen können. Predictive Analytics funktioniert nach dem gleichen Prinzip, allerdings auf einem technisch wesentlich ausgereifteren Niveau und mit einem deutlich höheren Automatisierungsgrad.

    Die wichtigste Zutat für präzise Vorhersagen sind Ihre historischen Daten. Diese Daten werden mit einem statistischen Rechenmodell auf Verläufe und Muster analysiert und so in die Zukunft fortgeschrieben. Damit das funktioniert, muss das System das Modell im Vorfeld kalibrieren, damit es wiederkehrende Ereignisse (z.B. Feiertagseffekte) einordnen und Datenausreißer ignorieren kann (Abb. 1).

    Was so verkürzt recht einfach klingt, ist ein komplexer Prozess, in dem das System viele Variablen und Parameter beachten und in periodischen Abständen überprüfen und erweitern muss. Außerdem stehen für die Berechnungen fast 20 unterschiedliche statistische Modelle zur Verfügung, deren Eignung je nach Planungskategorie und Datenqualität stark variiert. Die Auswahl des richtigen Modells ist damit genauso wichtig wie seine Modellierung und muss genauso regelmäßig überprüft werden, damit die Berechnungen mit der Zeit immer präziser werden.

    Predictive Analytics Schema

    Abb. 1 | Muster in der Vergangenheit geben Ausblick auf die Zukunft: Stark vereinfachte Darstellung von Predictive Analytics.

    Von der Theorie in die Praxis: Am Anfang müssen die Rahmenbedingungen geklärt und die Datenbasis bereitgestellt werden

    Ganz am Anfang analysieren wir gemeinsam mit Ihnen, welche Daten für Ihre Vorhersage relevant sind. Diese müssen für einen Zeitraum von mindestens drei Jahren zur Verfügung stehen, um für Predictive Analytics eingesetzt werden zu können. Sobald die Datenlage geklärt ist, übernimmt TIP die Daten automatisch aus den vorhandenen Vorsystemen in die Liquiditätsplanung.

    Außerdem muss natürlich für jede Planungskategorie definiert werden, in welchen Währungen geplant, welcher Planungshorizont (auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis) betrachtet und für welchen Vorhersagezeitraum geplant werden soll.

     

    Allgemeine und individuelle Einflussfaktoren bestimmen und modellieren

    Zu Beginn der Analyse steht das genaue Verständnis des Geschäftsmodells Ihres Konzerns. Mit welchen äußeren und inneren Einflussfaktoren auf die Cashflows müssen Sie im Treasury in der Zukunft rechnen? Die Bewertungen dieser Faktoren führen in Summe zu soliden und belastbaren Plandaten. Deswegen besprechen unsere Data Scientists ganz am Anfang schon alle bekannten Einflussfaktoren (Abb. 2) mit Ihnen und wie deren Modellierung möglich ist bzw. was dabei zu berücksichtigen ist. Dieser Schritt am Anfang ist entscheidend, weil statistische Methoden nur dann aussagekräftige Ergebnisse liefern können, wenn sie im Vorfeld nicht nur einmalige Datenausreißer, sondern auch laufende Abhängigkeiten von anderen Faktoren „gelernt“ haben.

    Es gibt allgemeine Einflussfaktoren, die jede Branche und jedes Unternehmen betreffen, auch wenn sie individuell sehr verschieden sind: Feiertage variieren nicht nur international, sondern auch national von Bundesland zu Bundesland, und ihre Auswirkung auf den Einzelhandel ist eine ganz andere als auf die Tourismusbranche. Gleiches gilt für saisonale Schwankungen und Trends. Eines aber haben diese Faktoren gemeinsam: Sie sind nahezu für jedes Unternehmen relevant, haben massive Auswirkungen auf die Cashflow-Entwicklung und müssen deswegen noch vor dem ersten Testlauf modelliert werden. Während Feiertagseffekte sich mit einem einfachen Kalenderupload modellieren lassen, ergeben sich saisonale Effekte und Trends vor allem aus der Analyse der historischen Daten. Diesen Schritt übernimmt TIP automatisch und analysiert, ob saisonale Effekte,Trendwechsel oder Aufholeffekte nach Feiertagen in den einzelnen Planungskategorien bestehen.

    Individuelle Einflussfaktoren betreffen spezifisch Ihre Branche oder sogar nur Ihr Unternehmen. Entsprechend unterscheidet sich auch die Datenlage und -aufbereitung für die Modellierung. Externe Faktoren modelliert TIP mit allgemeinen Wirtschaftsdaten wie Wechselkursen oder Konjunkturdaten, die in der Regel von Datenprovidern bezogen werden. Interne Faktoren, wie beispielsweise fixe Zahlungstermine, laden wir hoch und integrieren sie in die Rechenmodelle. Viele individuelle Faktoren sind am Anfang noch nicht bekannt oder die Datenlage reicht nicht aus, um sie direkt modellieren zu können. Je länger Ihre Planung im Einsatz ist, umso größer wird der Datenschatz, um nachzujustieren. Damit werden Ihre Planwerte mit der Zeit immer präziser.

    Einflussfakturen auf die Cashflow-Entwicklung

    Abb. 2 | Allgemeine und individuelle Einflussfaktoren: Einflussfaktoren ergeben Muster, die von den Modellen erkannt werden, sich aber nicht 1:1 auf die Zukunft übertragen lassen. Diese Faktoren müssen modelliert werden, um die Qualität der Plandaten zu verbessern.

    Welches statistische Modell passt zu welcher Planungskategorie?

    Die zentrale Herausforderung im Umgang mit Predictive Analytics liegt darin, aus den statistischen Modellen für jede einzelne Planungskategorie das individuell passende zu ermitteln.

    Statistische Modellgruppen, die TIP für Predictive Analytics einsetzt

    Abb. 3 | Statistische Modellgruppen, die TIP für Predictive Analytics einsetzt: Es gibt nahezu unendlich viele statistische Modelle, die sich aber nicht alle für die Liquiditätsplanung eignen. TIP arbeitet mit den acht abgebildeten Modellgruppen.

    Aktuell setzen wir acht Modellgruppen ein, die unterschiedliche Stärken und Schwächen haben. Regressionsmodelle können zum Beispiel gut mit fehlenden Daten von Teilperioden umgehen, was für ARIMA-basierte Modelle eine Herausforderung darstellt. Neuronale Netze sind sehr gut darin, Muster zu erkennen, wofür sie aber eine große Datenmenge als Ausgangsbasis brauchen, die bei einer Planung auf Monatsebene nicht vorhanden ist.

    Eine automatisierte Analyse der vorhandenen Datenlage zeigt bereits, welche Modelle von vornherein nicht infrage kommen und damit gar nicht erst zum Testlauf antreten müssen. Das ist durchaus wesentlich, da mit vielen Planungskategorien und Modellen sowie deren Modellierung ein erheblicher Rechenaufwand entsteht, der Rechenkapazität und Zeit kostet. Diesen Aufwand im Vorfeld nur auf sinnvolle Berechnungen zu reduzieren, ist wesentlich für die Performance des Verfahrens.

    In der Regel ergibt die Datenanalyse eine Vorauswahl von fünf bis sechs Modellen für den Testlauf. TIP kalibriert die Modelle mit den bereits identifizierten Einflussfaktoren und errechnet auf Basis von historischen Ist-Daten (mind. drei Jahre müssen vorliegen) eine Test-Planung für die zuletzt vorliegenden zwölf Monate. Die Abweichungen zu den Ist-Daten dieses dritten Jahres werden anschließend für jedes Modell analysiert und das beste Modell ausgewählt.

    Predictive Analytics in der Liquiditätsplanung: Testlauf mit historischen Ist-Daten und Analyse des besten Rechenmodells

    Abb. 4 | Testlauf mit historischen Ist-Daten und Analyse des besten Rechenmodells: Die ersten zwei Ist-Jahre werden zur Validierung des passenden Rechenmodells verwendet. Das Modell, das den Ist-Daten aus dem dritten Jahr am nächsten kommt (roter Graph), wird schließlich für die Plandaten-Berechnung ausgewählt.

    Die Implementierung im Überblick

    Sobald die Eckdaten der Planung und die benötigte Datenbasis definiert sind, erfolgt der gesamte Prozess weitgehend automatisch: von der Datenanalyse über die Modellvorauswahl, die Kalibrierung und Validierung der Modelle bis hin zur „finalen“ Modellauswahl und der Berechnung des ersten Forecasts. Lediglich die Datenausreißer sollten Sie im Sinne besserer Forecasts individuell betrachten und mit Korrekturinformationen hinterlegen. Die Auswahl des passenden Modells können Sie automatisch nach kleinster Abweichung erfolgen lassen oder aus taktischen Überlegungen manuell anpassen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die historischen Daten über große Strecken von außergewöhnlichen Einflussfaktoren (Wirtschaftskrise, Naturkatastrophen, Pandemien) dominiert werden und nicht der „Normalität“ entsprechen. In diesen Fällen kann es vorkommen, dass ein Modell zufällig gut performt, während ein anderes trotzdem auf lange Sicht besser passt.

    Predictive Analytics Prozessschritte im Überblick von der Vorbereitung bis zum ersten Forecast

    Abb. 5 | Der Prozess im Überblick von der Vorbereitung bis zum ersten Forecast: Am Anfang sind noch Aufgaben notwendig, die das System in Zukunft eigenständig übernimmt.

    Der erste automatisch generierte Forecast

    Die generierten Plandaten sind eine gute Grundlage für das Treasury, um in Kombination mit individuellem Fachwissen in kurzer Zeit eine professionelle Liquiditätsplanung zu erstellen. Für manche Planungskategorien (z.B. Gehälter) funktioniert das so zuverlässig, dass TIP auf Wunsch sofort eine Liquiditätsplanung erstellt. Für Kategorien, die häufig von Ausnahmen dominiert werden, ist es sinnvoller, die berechneten Zahlen als Vorschlagswerte in der klassischen Planungsoberfläche anzuzeigen. In diesem Fall sind sie eine große Orientierungshilfe für das manuelle Finetuning und sparen wertvolle Zeit (Abb. 6).

    Predictive Analytics Vorschlagswerte in der Planung

    Abb. 6 | Vorschlagswerte in der manuellen Planung: Während und kurz nach der Implementierung sind manuelle Anpassungen wichtig, in manchen Kategorien bleiben sie aber an der Tagesordnung. Dann gibt Predictive Analytics vor allem die Grundlinie vor, die manuell leicht justiert werden kann.

    Aber nicht nur die Plandaten selbst, sondern auch die Schätzergebnisse und Beobachtungen, die in ihnen stecken, sind von großem Wert. TIP stellt alle relevanten Informationen in einem Bericht zusammen und generiert ihn gemeinsam mit den Plandaten:

    • Vorhersage zerlegt in Komponenten je Einflussfaktor (Abb. 7)
    • Größe und statistische Signifikanz der einzelnen Effekte
    • Detailgrad der Saisonalitäts-Modellierung
    • Erkannte Trendbrüche
    • Verteilung der Residuen (Schätzfehler)
    • Statistische Testergebnisse (z.B. Heteroskedastizität, Autokorrelation, …)
    • Automatische Voridentifikation potentieller Ausreißer
    Einzelansicht unterschiedlicher Einflussfaktoren auf die Cashflow-Entwicklung

    Abb. 7 | Allgemeine Einflussfaktoren in Komponenten aufgeschlüsselt Für die Überprüfung der einzelnen Effekte kann eine visuelle Darstellung je nach Faktor sinnvoll sein

    Mithilfe dieser Informationen kann jeder Treasurer schnell nachvollziehen, wie die prognostizierten Zahlen entstanden sind. Das ist hilfreich, sowohl um schnell Prognosefehler zu identifizieren, als auch um zu verstehen, welche Faktoren für eine plötzliche Veränderung verantwortlich sind. Das dient der Transparenz und vereinfacht die Kontrolle.

    Laufende Optimierung führt zu immer akkurateren Plandaten

    Der erste Durchlauf verlangt noch nach einiger Aufmerksamkeit und manuellen Tätigkeiten, aber sobald diese Hausaufgaben erledigt sind, löst das System mehr und mehr Schritte selbständig. Außerdem werden die Berechnungen immer präziser, umso mehr Ist-Daten in der idealen Granularität zur Verfügung stehen. Deswegen prüft TIP vor jedem neuen Forecast nach, ob die Modell-Auswahl noch passt oder ein anderes Modell mittlerweile bessere Ergebnisse erzielt. Das Auswahlprozedere bleibt dabei im Grunde das gleiche, nur werden bereits modellierte Einflussfaktoren völlig automatisch für die Kalibrierung herangezogen, was auch die Testberechnungen immer präziser macht. Selbstverständlich kann die Treasury-Abteilung auch zu jedem Zeitpunkt die Modelle mit weiteren oder besseren Einflussfaktoren kalibrieren, um die Vorhersagen zu verbessern.

    Fortlaufende Optimierung von Predictive Analytics

    Abb. 8 | Fortlaufende Feinjustierung vor jedem neuen Forecast Je länger das System im Einsatz ist, umso präziser werden die Vorhersagen. Neu zur Verfügung stehende Ist-Daten im Abgleich mit der letzten Vorhersage bieten eine immer besser werdende Basis für die Berechnungen.

    Für wen eignet sich Predictive Analytics?

    Je volatiler sich die Cashflows eines Unternehmens entwickeln, umso unwahrscheinlicher ist es, dass die Modelle in den historischen Daten brauchbare Muster erkennen können. Deswegen eignet sich das Verfahren vor allem für den B2C-Bereich und für Tochterfirmen mit einer breiten Kundenbasis, da die Cashflow-Entwicklung in diesen Fällen nicht von großen Einzelzahlungen dominiert wird. Trotzdem hat das Verfahren auch für kleinere Tochterfirmen mit Großprojekten im B2B-Bereich seinen Wert. Auch wenn die Daten in diesen Fällen aufmerksam geprüft und manuell nachjustiert werden müssen, bringt das Verfahren den Vorteil, dass bekannte Einflussfaktoren digital dokumentiert sind und damit vereinheitlicht vorliegen – Stichwort „Digitalisierung der Planung“. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, bleibt ihr Wissen erhalten und die Qualität der Vorhersagen ist gesichert.

     

    Sie haben Fragen?

    Ziel dieser Zusammenfassung ist es, die Möglichkeiten von Predictive Analytics so konzise wie möglich darzustellen. Wir wissen, dass der Prozess in seiner Fülle sehr kleinteilig und damit komplex ist, deswegen freuen wir uns darauf, Sie persönlich sprechen und beraten zu dürfen. Stellen Sie uns Ihre Fragen, und wir klären gerne gemeinsam, ob und wie sich Predictive Analytics für Sie lohnen kann.

     

  • Best-of-Breed Treasury Systemlandschaft:
    Corestate auf dem 8. Cash Management Campus

    TIPCO Best-of-Breed Treasury Corestate

    Der 8. Cash Management Campus von DerTreasurer wurde aufgrund der Covid19-Maßnahmen zum ersten Mal digital ausgerichtet, was die Teilnehmerinnen und Teilnehmer dankend annahmen. Kein Wunder, schließlich ist es gerade wichtiger denn je, sich über die Entwicklungen am Markt und nicht zuletzt über Lösungen für systemgestützte Liquiditätsplanungen zu informieren. Auch unser Kunde Corestate war unter den Referenten, Tobias Wriedt (Head of Treasury) erklärte in seinem Vortrag, wie die Holding ihre Treasury Systemlandschaft neu aufgestellt hat und welche Überlegungen dafür wichtig waren. Die Corestate Capital Holding S.A. ist ein börsennotierter Immobilien-Investmentmanager und Co-Investor mit einem verwalteten Vermögen von rund 28 Milliarden Euro und damit einer der führenden Anbieter für integrierte Real Estate Investment Lösungen in Europa.

    Für die Holding war es unter anderem wichtig, mit der neuen Treasury Systemlandschaft sowohl intern als auch extern einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Vorsysteme, die bereits im Einsatz waren, aber auch Drittparteien sollten ohne aufwändige Workarounds angebunden werden können. Dabei war für Corestate schnell klar, dass es weder eine SAP-integrierte Lösung noch eine All-in-One-Lösung werden sollte.

    „Wir haben uns von Anfang an gegen eine SAP-integrierte Lösung entschieden, da wir mit vier unterschiedlichen ERP-Systemen arbeiten und eine Festlegung auf SAP die anderen ausgeschlossen hätte“, fasst Tobias Wriedt das entscheidende Argument zusammen.

    Aus ähnlichen Gründen habe man sich auch gegen All-In-One-Lösungen ausgesprochen, diese seien zwar auf lange Sicht eine gute Wahl, bedeuteten in der Vorbereitung aber besonders gut durchdachte und damit aufwändige Fachkonzepte, um alle Anforderungen an Zahlungsverkehr, Planung, Reporting und Kreditmanagement so umzusetzen, dass die Bereiche lückenlos ineinandergreifen könnten. Corestate hingegen wollte schnell zuverlässige Ergebnisse und hat sich deswegen auf Experten in den jeweiligen Teilbereichen verlassen.

     

    Treasury Systemlandschaft Best-of-Breed Corestate TIPCO

    Zentrale Fragen, die für die Systemauswahl und die Implementierung entscheidend waren.

     

    Die Treasury Information Platform TIP übernimmt dabei die Punkte Berichtswesen und Liquiditätsplanung in engem Zusammenspiel mit den in TIS erhobenen Daten. Die beiden Systeme „kennen“ sich bereits seit einigen Jahren und sind gut aufeinander eingestimmt. Über die TIS-Anbindung kann Corestate in TIP auf Knopfdruck seinen konzernweiten Finanzstatus und seine Cashflows in der Liquiditätsplanung abrufen. Außerdem werden täglich EZB-Kurse importiert und auch Cashflows können – wenn sie nicht in den angebundenen Vorsystemen vorliegen sollten – einfach via Excel importiert werden.

    Cloud-Lösung oder On premise? Tobias Wriedt erklärt, warum die angebotenen Cloud-Lösungen von TIS und TIPCO für die Holding wichtig waren: „Neben Themen wie Datenschutz und Datensicherheit ist ein unschlagbarer Vorteil, dass Sie mit einer Cloud-Lösung für Wartung, Administration oder dergleichen im Haus keinerlei Kapazitäten vorhalten müssen“. Eine Einschätzung, die viele unserer Kunden teilen und die sich in der Praxis immer wieder gut bewährt.

    Ende 2019 ging TIP live und wird seitdem intensiv genutzt. Eine Kurzfristplanung war schon vor Covid-19 geplant und wurde entsprechend geräuschlos Anfang des Jahres umgesetzt.

    Tobias Wriedt fasst zusammen:

    „Aus unserer Sicht und für das, was wir brauchen, haben wir uns für die besten Anbieter entschieden, die Sie für die drei Teilbereiche kriegen können“.

    Ein großes Lob, über das wir uns sehr freuen und das wir uns gerne mit TIS und unseren österreichischen Kollegen von LANG Finanzsoftware teilen.

     

    Hier geht’s zum vollständigen Youtube-Video vom Vortrag.

     

    Cash Management Campus Corestate

  • Einrichtung einer kurzfristigen Liquiditätsplanung
    in nur zwei Tagen!

    Die meisten unserer Kunden planen schon seit Jahren zuverlässig mit TIP. In wirtschaftlich starken Zeiten reichen dafür langfristige Planungshorizonte – in Zeiten der Covid-19-Pandemie muss jetzt umgedacht werden. In diesem Zusammenhang entscheiden sich immer mehr Kunden, ihre bisherige Planung mit einer kurzfristigen Liquiditätsplanung über 14 Tage und/oder 13 Wochen zu ergänzen.

     

    Die volatile Wirtschaftslage lässt nur wenig Spielraum zum Handeln, zu Beginn unseres ersten Projekts war schnell klar – es muss so rasch wie möglich eine Lösung her und das von Home Office zu Home Office. Österreich befindet sich seit dem 16. März im „Lockdown“ und natürlich haben auch wir unsere Kollegen nachhause geschickt. Die Frage, wie ein so ambitioniertes Projekt ohne physische Meetings funktionieren kann, mussten auch wir erst im Praxistest beantworten. Das Ergebnis ist eindeutig: es macht kaum einen Unterschied. Einzig die Süßigkeitenschublade wird von einigen Kollegen vermisst.

     

    Wieso kann das so gut funktionieren? TIPCO betreut über 130 Konzerne weltweit, die meisten sitzen im benachbarten Deutschland, aber auch in England und sogar in den Vereinigten Emiraten nutzen Group Treasurer täglich die Vorzüge von TIP. Online Meetings mit unseren Kunden sind für uns die Regel und entsprechend gut sind wir in Übung. Hinzukommen perfekt eingestellte Hostingumgebungen, die wir sowohl intern nutzen als auch für unsere Kunden anbieten.

     

    Entsprechend hat die erste Home-Office-Implementierung reibungslos funktioniert. In einem Online-Kick-off wurden die Rahmenbedingungen mit dem Kunden schnell und effizient geklärt und daraufhin ein Planungsraster erstellt, der den Tochtergesellschaften sofort zur Verfügung gestellt wurde. Gesellschaften auf der ganzen Welt konnten so schon 24 Stunden später auf der webbasierten Plattform ihre Plandaten eintragen und damit automatisch an die Konzernmutter melden, was sie auch in großer Mehrheit taten. Von dieser breiten Zustimmung war sogar das Group Treasury selbst überrascht.

     

    Kurzfristige Liquiditätsplanung RasterDie aktuellen Entwicklungen führen zu großen Herausforderungen auf der Seite unserer Kunden. Die Situation ist ernst und auch wenn die meisten im Home Office ihre Business Outfits im Schrank lassen, widmen sich alle mit großer Disziplin und Konzentration der Aufgabe, die Liquidität ihrer Unternehmen in den nächsten Wochen und Monaten so gut es geht sicherzustellen. Deswegen akzeptieren wir die Entscheidung unseres Kunden, in diesem Beitrag nicht namentlich genannt werden zu wollen. Wir freuen uns über ein erfolgreiches Projekt, vergessen dabei aber nicht, dass unsere Software jetzt vor allem eingesetzt wird, um den Ernstfall zu meistern.

     

    Ein großes Dankeschön geht auch an die Kollegen im Home Office für die exzellente Zusammenarbeit! Wir sind überzeugt, dass wir noch vielen Unternehmen helfen können, innerhalb weniger Tage eine kurzfristige Liquiditätsplanung zu etablieren, daran wird uns das Home Office nicht hindern. Aktuell arbeiten wir bereits an weiteren Implementierungen.

     

    Sollten Sie dazu Fragen haben, kontaktieren Sie uns, wir unterstützen Sie gerne!

     

     

    Liquiditätsplanung mit TIP: Laden Sie unser Webinar herunter!

    Ob nun kurzfristige Liquiditätsplanung oder langfristig, unsere Planung gehört zu einer der besten Lösungen am Markt. In unserem Webinar erfahren Sie mehr, einfach herunterladen und ansehen wenn Ihre Zeit es zulässt.

     

    Webinar Liquiditätsplanung

     

  • eBAM bei SCHOTT
    die vollautomatische Kontobestätigung wird Realität

    TIP Workflow Kontenbestätigung

    Workflow Webinar

    Wie der international führende Spezialglas- und Glaskeramikhersteller seine Bankkonteninventur automatisiert und damit dem angestaubten „Buzzword“ endlich Leben eingehaucht hat. Eine Erfolgsgeschichte gemeinsam mit der Deutschen Bank und TIPCO.

     

    Bankkonten unter der Lupe

    Bankkonten sind der Dreh- und Angelpunkt jeder Treasury-Abteilung. Von A wie Avalgebühren-Abrechnung bis Z wie Zahlungsverkehr: Am Ende des Tages spiegelt sich jede Finanztransaktion auf einem Konto wider. Und so verfügen Großkonzerne in der Regel über dutzende, wenn nicht gar hunderte Konten, die von der Zentrale und von den Tochtergesellschaften verwaltet werden müssen. Sie sind über den Globus verteilt, haben unterschiedliche Währungen und liegen bei zahlreichen Banken. Wer da den Überblick behalten muss, ist gut beschäftigt. Wie steht es um Anzahl, Status und Verwendungszweck? Sind die Informationen zu den Zeichnungsberechtigten noch aktuell? Dieter Worf, Leiter Treasury der Schott AG, kennt diese Herausforderung gut: „Mit über 60 Konzerngesellschaften und über 200 Bankkonten im Konzern nimmt die Bankkontenverwaltung viel Zeit in Anspruch. Darum ist es unser oberstes Ziel, so viel Arbeit wie möglich von unseren Systemen erledigen zu lassen.“

    Dinge genau unter die Lupe zu nehmen, ist seit jeher fester Bestandteil der DNA von SCHOTT. Aktuell produziert der Technologiekonzern Glaskeramiksegmente für das Extremely Large Telescope (ELT), das in der chilenischen Atacama-Wüste gebaut wird. Da verwundert es nicht, dass SCHOTT den Anspruch hat, auch in seine Kontenverwaltung maximale Transparenz zu bringen. Dabei übernimmt der Konzern eine Vorreiterrolle, denn was logisch klingt, ist in der Praxis bisher noch nicht angekommen: Ein automatisierter Abstimmungsprozess, der die Brücke zwischen Treasury-Abteilung und Bank schlägt. Die Herausforderung besteht dabei darin, die Systeme des Konzerns und die Systeme der Bank in einer standardisierten Sprache, automatisiert miteinander kommunizieren zu lassen.

    SCHOTT AG eBAM Kontenbestätigung

    Abb. 1: Illustration des Extremely Large Telescope (ELT), mit dem ab 2024 nach außerirdischem Leben gesucht wird. Schott liefert dafür die 798 sechseckigen Glaskeramiksegmente, die zusammen den 39 Meter großen Primärspiegel ergeben.

    Bereits 2002 hat SCHOTT die Treasury Software TIP eingeführt, deren Stärke genau darin liegt, Systeme miteinander zu verbinden. In einem Brainstorming mit dem Software Entwickler TIPCO entschied sich das Treasury-Team 2018 dafür, einen ersten Teil der Kontenverwaltung mithilfe eines Workflows zu steuern und die Kommunikation mit der Bank über automatisch erstellte, elektronische Nachrichten durchzuführen. Die Idee: vollautomatisch überprüfen, ob bestimmte Bankkonten bei der Bank aktiv sind und welche Personen auf diesen Konten zeichnungsberechtigt sind.

    Jochen Alt, Treasury Manager bei SCHOTT, bringt den größten Vorteil auf den Punkt: „Die Vorstellung, den Status unserer Konten automatisch bei der Bank abprüfen zu können, gefiel uns nicht nur wegen der Zeitersparnis. Auf Knopfdruck ermitteln zu können, wer auf einem Konto zeichnungsberechtigt ist, hilft uns bei der Einhaltung unserer Richtlinien.“

     

    Mit der richtigen Bank von BAM zu eBAM

    Die Idee ist nicht neu, allein die Umsetzung scheiterte in der Vergangenheit unter anderem daran, dass es auch eine Bank braucht, die tatkräftig mit Hand anlegt. Mit der Treasury Information Platform TIP stand bereits ein geeignetes Werkzeug zur Verfügung, in dem alle Bankkonten des SCHOTT Konzerns enthalten waren. Es fehlte also nur noch der Bankpartner, der bereit war, für das Projekt Ressourcen abzustellen. Das Treasury-Team des Mainzer Traditionsunternehmens konnte dafür die Deutsche Bank gewinnen, die der Gruppe seit vielen Jahren als Kernbank verbunden ist. Damit war das Trio komplett und konnte mit vereinten Kräften loslegen.

     

    Anfrage, Statusmeldung, Konten-Report: Von der Idee zum Workflow

    Am Anfang musste das Projektteam gemeinsam den Zielprozess für die Kontenbestätigung definieren. Denn nur Abläufe, die klaren Regeln folgen, lassen sich in einen Workflow übersetzen. Da das Projekt sprichwörtlich „auf der grünen Wiese“ startete, war eine enge Abstimmung am Reißbrett erforderlich. Unter der Moderation von TIPCO wurden Flussdiagramme gemalt, um den end-to-end-Prozess sauber zu definieren. Dabei machte sich die jahrelange Erfahrung in puncto Systemintegration und Datenaustausch bezahlt. Dieter Worf: „Uns gefiel, dass TIPCO nicht nur das eigene System, sondern den ganzen Prozess im Blick hatte. Und die Deutsche Bank zeigte von Anfang an große Bereitschaft, diese Lösung trotz kleinerer Stolpersteine gemeinsam zum Laufen zu bringen.“

    TIPCO Workflow Kontenbestätigung eBAM

    Abb. 2: Flowchart zum Kontobestätigungs-Prozess. Die genaue Abstimmung des Nachrichtenflusses und der daraus resultierenden, unterschiedlichen Workflow-Status, bildete die Basis für die Umsetzung im Projekt.

    Nach einigen Abstimmungsrunden waren die Prozessschritte festgezurrt und TIPCO konnte den ersten Prototypen des Workflows einrichten. Erste acmt-Nachrichten wurden erstellt und an die Deutsche Bank zur Prüfung übermittelt. Nach etwas Feinjustierung war der Deutschen Bank ein bahnbrechender Schritt gelungen: Ihr System konnte erstmalig eine im acmt-Format verfasste und per SWIFT-Netzwerk übermittelte Anfrage von SCHOTT vollautomatisch empfangen und beantworten.

     

    Das Ergebnis: Mehr Automatisierung, mehr Überblick

    Der TIP-Workflow und der automatisierte Datenaustausch ermöglichen es SCHOTT, aktive Konten mit nur einem Mausklick von der Bank vollautomatisch prüfen und bestätigen zu lassen. Kann die Bank die angelieferten Konten in ihren Systemen nicht finden, erfolgt eine Fehlermeldung. Wenn zwar die Bankkonten übereinstimmen, aber die Zeichnungsberechtigungen nicht, werden die Konten für die weitere Abstimmung mit der Bank im Workflow mit dem ToDo „zu bearbeiten“ markiert. Stimmen alle Daten vollständig überein, erhalten die Konten den Status „bestätigt“ und werden mit einem Bestätigungsdatum versehen.

    TIP Workflow Bestätigung

    Abb. 3: Bestätigungsworkflow in TIP: Auf einer Übersichtsseite lässt sich für die relevanten Konten per Mausklick die Bestätigung initiieren. Nach der Übermittlung an die Deutsche Bank erfolgt vollautomatisch der Import des „Acknowledgements“ und anschließend des Account report. Konten, bei denen Differenzen in den Zeichnungs-berechtigungen bestehen, werden zur weiteren Bearbeitung aussortiert und erfolgreich bestätigte Konten erhalten einen eigenen Status.

    Wenn der gesamte Workflow im Februar wie geplant live geht, wird die Treasury Software TIP den „Account Report Request“ vollautomatisch erzeugen, über die SWIFT-Anbindung von SCHOTT an die Deutsche Bank übermitteln und auch Empfangsbestätigung, „Rejection“ und „Account Report“ völlig ohne manuellen Eingriff verarbeiten. Der Versand von Emails wird damit überflüssig und Missverständnisse in der Kommunikation entfallen – genauso wie Übertragungsfehler und Sicherheitslücken.

     

    Wie geht es weiter?

    SCHOTT wird mithilfe des Workflows zunächst Kontonummer, Währung und Zeichnungsberechtigte abgleichen können. Ein weiteres Ziel ist, den jährlichen Saldenbestätigungsprozess im Rahmen des Jahresabschlusses zu automatisieren. Außerdem wäre es möglich, künftig auch die Mindest- und Maximal-Limite der Zeichnungsberechtigten zu prüfen. Das enorme Potenzial für die Zukunft steckt jedoch woanders: die technische Basis und die inhaltlichen Erfahrungen aus diesem innovativen Projekt können genutzt werden, um weitere Prozesse rund um Kontoeröffnung, -änderung oder -schließung zu automatisieren. Was derzeit nur für Konten bei der Deutschen Bank in Deutschland funktioniert, wird in Zukunft auch bei internationalen Kontoverbindungen möglich sein. Das Fazit von Dieter Worf: „Mit diesem Projekt haben wir gemeinsam mit TIPCO und der Deutschen Bank einen wichtigen Bereich des Bankkonten-Managements erfolgreich digitalisiert. Gleichzeitig sind wir überzeugt, dass noch mehr möglich ist. Wir möchten unbedingt dranbleiben und alle Treasury-Kollegen einladen, es uns gleichzutun. Nur so kann die vollständig digitalisierte Kontenverwaltung Realität werden.“ Die Vision für die Zukunft ist, dass weitere Banken es der Deutschen Bank gleichtun und ihre Systeme „e-Bam-fit“ machen, damit Konzerne bald den Großteil ihrer Konten sowohl national als auch international auf Knopfdruck prüfen und verwalten können. Jochen Alt fasst den Ausblick aus SCHOTT-Sicht zusammen: „Der Anfang ist gemacht, jetzt können weitere Schritte folgen. Bis das Extremely Large Telescope im Jahr 2024 den Betrieb aufnimmt, wird auch der Blick auf unsere Bankkonten noch ein ganzes Stück schärfer sein.“

     

    Über die SCHOTT AG

    SCHOTT ist ein international führender Technologiekonzern auf den Gebieten Spezialglas und Glaskeramik. Mit der Erfahrung von über 130 Jahren herausragender Entwicklungs-, Material- und Technologiekompetenz bietet das Unternehmen ein breites Portfolio hochwertiger Produkte und intelligenter Lösungen an. Damit ist SCHOTT ein innovativer Partner für viele Branchen, zum Beispiel Hausgeräteindustrie, Pharma, Elektronik, Optik, Life Sciences, Automotive und Aviation. SCHOTT hat das Ziel, mit seinen Produkten zu einem wichtigen Bestandteil im Leben jedes Menschen zu werden. Das Unternehmen setzt auf Innovationen und nachhaltigen Erfolg. Die Muttergesellschaft SCHOTT AG hat ihren Hauptsitz in Mainz und ist zu 100 Prozent im Besitz der Carl-Zeiss-Stiftung. Diese ist eine der ältesten privaten und eine der größten wissenschaftsfördernden Stiftungen in Deutschland. Als Stiftungsunternehmen nimmt SCHOTT eine besondere Verantwortung für Mitarbeiter, Gesellschaft und Umwelt wahr.

    Mehr als 15.500 Mitarbeiter weltweit, davon 5.550 in Deutschland erwirtschafteten zuletzt einen Umsatz von 2,08 Mrd. Euro, davon 86% außerhalb Deutschlands.

     

  • Die automatisierte Bankgebührenanalyse
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    „Bankgebührenkontrolle ist was für Treasurer mit zu viel Tagesfreizeit!“ Wenn Treasury-Abteilungen mit ihren Ressourcen haushalten müssen, gibt es „dringendere“ Aufgaben zu erledigen, als sich mit fehlenden Abrechnungen, undurchsichtigen Preisen und mangelnden Standards herumzuschlagen.

    Die Bankgebührenanalyse ist ein regelrechtes Reizthema, das lange für Unmut in Konzernen gesorgt hat. Das wundert kaum, denn wer den Luxus hatte, genügend Zeit für diese Sisyphos-Arbeit entbehren zu können, musste erst hartnäckig mit seinen Banken verhandeln, um dann enorme Datenmengen mühselig per Hand durchforsten zu dürfen.

    Diese Zeiten sind zum Glück vorbei. Die Banken haben dem Druck der Unternehmen nachgegeben und mehrheitlich die Grundlagen für eine automatisierte Gebührenkontrolle geschaffen. TIPCO hat diesen Prozess von Anfang an begleitet und mit der Treasury Information Platform TIP ein Tool entwickelt, das die elektronischen Abrechnungen effizient verarbeiten, interpretieren und auswerten kann.

    Wie die automatisierte Bankgebührenanalyse genau funktioniert und warum sie sogar Spaß machen kann, lesen Sie in diesem Artikel.

     

    Schritt 1: Rufen Sie Ihre Bank an und organisieren Sie sich Ihre Daten

    Eine Bank ist ein Lieferant wie jeder andere auch. Damit haben Sie auch jedes Recht der Welt, im Rahmen dieser Geschäftsbeziehung verlässliche Preise zu vereinbaren, und diese im Anschluss zu kontrollieren. Auch wenn wir noch von keiner Bank gehört haben, die Konzernen proaktiv ihre Abrechnungen zustellt – auf Nachfrage ist es heute bei den meisten kein Problem mehr. In Zeiten von Blockchain und selbstfahrenden Autos, ist es außerdem selbstverständlich, dass Ihre Bank die benötigten Abrechnungen in einem elektronischen Format anbietet. Folgende Formate kommen dafür in Frage:

    • 086 (das aktuellste und zu bevorzugende Format)
    • TWIST BSB (der Vorgänger von CAMT.086)
    • 822 (in Nordamerika im Einsatz)

     

    Diese Formate beinhalten die Gebühreninformationen in Form von „Codes“, die für Laien auf den ersten Blick schwer zu entziffern sind und von Bank zu Bank variieren können. Im Wesentlichen enthalten sie aber alle die gleichen Informationen:

     

    • Um welches Konto handelt es sich?
    • Welche Art der Dienstleistung wurde erbracht?
    • Zu welchem Preis wurde die Dienstleistung verrechnet?
    • Wie oft wurde die Dienstleistung verrechnet?
    • Wie hoch sind die Gesamtkosten?

     

    Die Gesamtkosten aller Dienstleistungen, die innerhalb eines Monats auf Ihren Konten erbracht bzw. abgerechnet wurden, entsprechen den monatlichen Gebühren Ihres Zahlungsverkehrs und sonstiger Cash-Management-Dienstleistungen. Wenn Sie diese Dienstleistungen automatisiert und zuverlässig kontrollieren, können Sie Ihre Kosten um 10% bis 20% reduzieren und nebenbei Ihre internen Prozesse optimieren.

    Sie fragen sich, was Gebühren mit Prozessen zu tun haben? Ganz einfach: Die Informationen aus der Bankgebührenanalyse ermöglichen es Ihnen, neben den Banktarifen auch Ihre Konten und die Art der in Anspruch genommenen Dienstleistungen zu prüfen. Gibt es überflüssige Konten, die geschlossen werden müssen? Tauchen in Gesellschaften ungewöhnlich viele Barzahlungen auf oder werden teure Dienstleistungen wie beispielsweise Fax-Überweisungen in Anspruch genommen, die eigentlich nicht notwendig wären? Wenn Sie diese Erkenntnisse nutzen, können Sie in kurzer Zeit erhebliche Einsparungen erreichen, Ihre Compliance verbessern und Zahlungsprozesse deutlich verschlanken.

     

    Schritt 2: Bringen Sie Ordnung in Ihre Konten

    Die Bankgebührenanalyse lebt von zahlreichen Arbeitsschritten, die systematisch durchlaufen werden müssen. Das geht am besten mithilfe eines übersichtlichen Workflows, der Sie Schritt für Schritt durch sämtliche ToDo‘s führt und dabei aus Ihren Eingaben lernt. So werden Sie mit der Zeit immer weniger manuell prüfen müssen und das Ziel einer größtenteils automatisierten Bankgebührenanalyse rückt näher.

    Bis es so weit ist, muss das System im ersten Schritt lernen, welche Bezeichnung Ihre Bank für ein Konto nutzt und welche in Ihrem System verwendet wird. Die elektronischen Formate CAMT.086, TWIST BSB oder EID.822 werden also „dechiffriert“ und mit Ihren Konten im System verknüpft. Dieser Arbeitsschritt braucht für bestehende Konten nur ein einziges Mal erledigt zu werden. Nur wenn ein neues Konto angelegt oder ein altes geschlossen wird, wird Sie der Workflow wieder auf eine Unstimmigkeit aufmerksam machen und um die Zuweisung des unbekannten Kontos bitten.

    Dieser erste Schritt der „Kontogräberei“ führt bei unseren Kunden häufig zu großem Erstaunen, da hierbei nicht selten Konten auftauchen, die bereits in Vergessenheit geraten waren und dringend bearbeitet werden müssen.

    Workflow Unbekannte Konten zuordnen

    Der Workflow „Unbekannte und neue Konten zuordnen“

    Der Workflow weist Sie auf einen Blick auf die Konten hin, die ihre Aufmerksamkeit erfordern und schlägt automatisch die passenden Arbeitsschritte vor. Falls Sie das „neue“ Konto erst intern oder mit Ihrer Bank besprechen müssen, können Sie sich dafür automatisch eine ToDo-Liste erstellen lassen.

    Wie wird ein Konto „zugeordnet“?

    Im einfachsten Fall ist das Konto bereits im System vorhanden und Sie müssen die bisher noch unbekannte Kontenbezeichnung der Bank nur einem bestehenden Konto aus Ihrer internen Kontenliste zuordnen. Damit wird das Konto in Zukunft vom System erkannt und das Thema ist erledigt.

    Interessant wird es, wenn ein angeliefertes Konto in der internen Kontenliste fehlt. Wenn die Existenz des Kontos für Sie trotzdem nachvollziehbar ist, nehmen Sie die angelieferten Daten und legen das Konto einfach an. Auch andere Systeme wie Ihr ERP oder TMS werden in diesem Schritt automatisch über die Existenz bisher ungemeldeter Konten informiert. Dadurch können Sie den Kontenbestand in all Ihren Systemen sukzessive vervollständigen. Ein sehr angenehmer Nebeneffekt der Bankgebührenanalyse.

    Auch möglich: In der Abrechnung taucht ein Konto auf, das Sie bis dato nicht am Radar hatten. Beispielsweise könnte es sein, dass ein Geschäftsführer einer ausländischen Gesellschaft es erst vor wenigen Wochen eröffnet hat. In diesem Fall nehmen Sie es einfach in die ToDo-Liste für die nächste interne Besprechung auf. Ein weiteres Fallbeispiel, von dem Kunden uns aus der Praxis berichten, ist, dass für eigentlich geschlossene Konten weiter Gebühren verrechnet werden. Taucht ein solches „klärungsbedürftiges“ Konto in der Abrechnung auf, markieren Sie es für die nächste Besprechung mit der Bank.

    In all diesen Fällen gilt: sobald Sie entschieden haben, wie mit dem Konto verfahren werden soll, wird es in den entsprechenden Status verschoben und damit klar dokumentiert, was im nächsten Schritt passieren soll.

    Konten bearbeiten

    Ein Konto wird mit dem ToDo „Besprechung mit der Bank“ versehen und damit automatisch in den entsprechenden Status verschoben. Wenn die Compliance es verlangt, kann auch ein 4-Augenprinzip vorgesehen werden.

    Schritt 3: Prüfen Sie Dienstleistungen und hinterlegte Preise

    Nachdem nun alle Konten bekannt sind, geht es im nächsten Schritt darum, die angelieferten Dienstleistungen und Gebühren zu kontrollieren. Da es potenziell hunderte Dienstleistungen geben kann, die kontrolliert werden müssen, ist die komfortable Abarbeitung dieser Listen sogar noch wichtiger als bei der Kontenkontrolle.

    Im Wesentlichen geht es in diesem Arbeitsschritt um zwei Fragen:

    • Wurde die erbrachte Dienstleistung mit der Bank vereinbart?
    • Und wenn ja, wurde sie zum richtigen Preis verrechnet?

     

    Gebühren prüfen

    Neue Gebühren werden im Workflow auf ihre Richtigkeit hin geprüft und können für die interne oder externe Besprechung mit der Bank vorgesehen werden.

    Im Workflow können Sie auf den ersten Blick sehen, ob in den aktuellen Abrechnungen Dienstleistungen enthalten sind, die erstmalig verrechnet wurden und daher einer besonderen Aufmerksamkeit bedürfen. Ganz am Anfang wird das naturgemäß noch alle Positionen betreffen, mit der Zeit werden es aber immer weniger und schon bald werden nur noch diejenigen angezeigt, die wirklich neu sind.

    So ordnen Sie einer Dienstleistung den korrekten Preis zu:

    Wenn die Angaben in der Abrechnung in Ordnung sind, d.h. wenn Sie die Gebühr vereinbart haben und auch der verrechnete Preis stimmt, können sie die Dienstleistung mit nur einem Klick aus der Abrechnung in die Liste vereinbarter Gebühren übernehmen. Beim nächsten Mal erkennt das System die Gebühr automatisch und kann sie damit zuverlässig prüfen und auswerten.

    Wenn die Dienstleistung mit der Bank vereinbart wurde, in der vorliegenden Abrechnung aber ein falscher Preis verrechnet wurde, können Sie den korrekten Preis mittels weniger Mausklicks selbst hinterlegen. Dieser Vorgang ist nur einmal notwendig, danach übernimmt das System wieder automatisch.

    Preise im System neu hinterlegen

    Soll-Konditionen können mit wenigen Mausklicks im System hinterlegt bzw. angepasst werden.

    In diesem Arbeitsschritt können Sie außerdem definieren, welche Gebühren im Konzern künftig vermieden werden sollen. Das betrifft in der Regel Dienstleistungen, die im Zusammenhang mit unerwünschten Zahlungswegen stehen (Eilzahlungen, Faxzahlungen, manuelle Zahlungen, etc.) und die deutlich machen, welche Prozesse intern besprochen und optimiert werden müssen. Einmal gekennzeichnet, ist sichergestellt, dass diese Posten nicht länger unentdeckt bleiben und hohe Kosten verursachen. Stattdessen können Sie ab nun jeden Monat mithilfe der Bankgebührenanalyse nachvollziehen, wie es um den Status Ihrer Zahlungsprozesse bestellt ist.

    Dienstleistungen markieren

    Nicht erwünschte Services können per Mausklick als solche gekennzeichnet werden.

    Für „unbekannte“ oder „unklare“ Dienstleistungen greift das gleiche Prinzip wie schon bei der Kontenzuordnung: Mit einem Klick markieren und damit automatisch in den ToDo-Ordner der zu besprechenden Gebühren verschieben. So einfach geht das!

     

    Schritt 4: Kontrollieren Sie Ihre Bankgebühren

    Es ist geschafft: Das System kann nun die Abrechnungen Ihrer Bank vollautomatisch interpretieren und prüfen. Es kennt dazu die notwendigen Konten- und Gebührenbezeichnungen und die korrekten Preise, zu denen sie verrechnet werden dürfen. Jetzt können Sie mit der monatlichen Bankgebührenanalyse beginnen. Auch hierfür sind Workflows bestens geeignet, denn selbst, wenn nur wenige Konten zu analysieren sind, würde der manuelle Arbeitsaufwand schnell zu groß werden. Der Workflow hingegen stellt sicher, dass nur jene Abrechnungen überhaupt näher betrachtet werden, die auch tatsächlich kontrolliert werden sollten:

    Bankgebührenanalyse mit TIP

    Im Workflow werden nur jene Posten gelistet, bei denen vom System Abweichungen zum „Soll“ festgestellt wurden. Abweichungen können zur Besprechung oder direkt für die Rückerstattung vorgesehen werden.

    Es werden nur die Abrechnungen gelistet, bei denen der Workflow Abweichungen zu den vereinbarten Preisen oder zum vereinbarten Volumen festgestellt hat. Dadurch kann in kürzester Zeit analysiert werden, wo und wie die Abweichungen zustande gekommen sind. Im nächsten Schritt können Sie entweder per Mausklick direkt eine Liste mit Rückforderungen an die Bank erstellen oder eine ToDo-Liste für die interne oder externe Besprechung anlegen.

    Die Preiskontrolle ist abgeschlossen, jetzt fehlt nur noch die Kontrolle der vereinbarten Volumina und Gesamtkosten. Dafür müssen die IST-Volumina und der tatsächlich abgebuchte Spesenbetrag ermittelt werden. Die beste Datenquelle für die Anzahl der Transaktionen aus dem Zahlungsverkehr ist der elektronische Kontoauszug. Von dort kann auch der tatsächlich abgebuchte Spesenbetrag mit dem Gesamtbetrag pro Konto aus der Abrechnung verglichen werden.

     

    Schritt 5: Holen Sie sich Ihr Geld zurück!

    Sobald Sie eine Abweichung bestätigen, legt das System automatisch einen Eintrag im Workflow „Rückerstattung“ an. Hier werden alle beantragten Rückerstattungen vorgehalten und bei erfolgter Rückerstattung von Ihnen als „erledigt“ markiert. So geht nichts verloren und Sie können nachvollziehen, wie sich Ihre Bankgebührenanalyse in barem Geld bezahlt macht. Aktuell muss die Rückerstattung noch manuell beantragt werden, da die Banken bisher keine standardisierte Rückmeldung anbieten, die eine Automatisierung zuließe.

     

    Fazit

    Auch für die automatisierte Bankgebührenanalyse gilt: Ohne Fleiß, kein Preis. Denn weil unterschiedliche Bezeichnungen auf Banken- wie Unternehmensseite einer Automatisierung im Weg stehen, ist am Anfang eine gründliche Zuordnung von Konten und Gebühren unerlässlich. Mit zunehmender Standardisierung sinkt hierfür der Zeitaufwand, interne Bezeichnungen der Banken werden aber immer manuell zugewiesen werden müssen. Dank des übersichtlichen Workflows ist diese Aufgabe zwar noch umfangreich aber nicht mehr unüberwindbar und der Prozess sorgt zudem für neue Erkenntnisse über Ihre Kontenlandschaft und Ihre Zahlungsprozesse.

    Unsere Kunden sind sich einig: die Gebührenkontrolle bietet für sie weit mehr, als die bloße Rückerstattung ungerechtfertigter Gebühren. Sie ermöglicht den raschen Vergleich von Bankkonditionen über unterschiedliche Banken und Länder hinweg und unterstützt Sie dabei, fragwürdigen Zahlungsprozessen konzernweit auf die Schliche zu kommen. Die genaue Kenntnis aller Leistungen, Gebühren, Volumina und fehlerhafter Abrechnungen stärkt Ihre Position in Gesprächen mit Banken und Tochtergesellschaften und ist damit die optimale Basis dafür, weitere Einsparungspotenziale zu realisieren.

    Welche Banken in welchen Ländern die elektronische Gebührenkontrolle bereits unterstützen, erfahren Sie unter office@tipco.at. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

     

Nutzen Sie die Gelegenheit und besprechen Sie Ihre Anforderungen mit uns. Geben Sie Ihre Kontaktdaten ein und wir melden uns innerhalb der nächsten 24 Stunden.








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