Was gibt es Neues bei TIPCO?
Unsere Treasury News.

  • Januar 10, 2019
    Artikel

    Die automatisierte Bankgebührenanalyse
    in fünf Schritten

    Bankgebührenanalyse

    Sparen Sie Geld und sorgen Sie für Überblick in Ihren Zahlungsvorgängen

    Bankgebührenanalyse Webinar

    „Bankgebührenkontrolle ist was für Treasurer mit zu viel Tagesfreizeit!“ Wenn Treasury-Abteilungen mit ihren Ressourcen haushalten müssen, gibt es „dringendere“ Aufgaben zu erledigen, als sich mit fehlenden Abrechnungen, undurchsichtigen Preisen und mangelnden Standards herumzuschlagen.

    Die Bankgebührenanalyse ist ein regelrechtes Reizthema, das lange für Unmut in Konzernen gesorgt hat. Das wundert kaum, denn wer den Luxus hatte, genügend Zeit für diese Sisyphos-Arbeit entbehren zu können, musste erst hartnäckig mit seinen Banken verhandeln, um dann enorme Datenmengen mühselig per Hand durchforsten zu dürfen.

    Diese Zeiten sind zum Glück vorbei. Die Banken haben dem Druck der Unternehmen nachgegeben und mehrheitlich die Grundlagen für eine automatisierte Gebührenkontrolle geschaffen. TIPCO hat diesen Prozess von Anfang an begleitet und mit der Treasury Information Platform TIP ein Tool entwickelt, das die elektronischen Abrechnungen effizient verarbeiten, interpretieren und auswerten kann.

    Wie die automatisierte Bankgebührenanalyse genau funktioniert und warum sie sogar Spaß machen kann, lesen Sie in diesem Artikel.

     

    Schritt 1: Rufen Sie Ihre Bank an und organisieren Sie sich Ihre Daten

    Eine Bank ist ein Lieferant wie jeder andere auch. Damit haben Sie auch jedes Recht der Welt, im Rahmen dieser Geschäftsbeziehung verlässliche Preise zu vereinbaren, und diese im Anschluss zu kontrollieren. Auch wenn wir noch von keiner Bank gehört haben, die Konzernen proaktiv ihre Abrechnungen zustellt – auf Nachfrage ist es heute bei den meisten kein Problem mehr. In Zeiten von Blockchain und selbstfahrenden Autos, ist es außerdem selbstverständlich, dass Ihre Bank die benötigten Abrechnungen in einem elektronischen Format anbietet. Folgende Formate kommen dafür in Frage:

     

    • 086 (das aktuellste und zu bevorzugende Format)
    • TWIST BSB (der Vorgänger von CAMT.086)
    • 822 (in Nordamerika im Einsatz)

     

    Diese Formate beinhalten die Gebühreninformationen in Form von „Codes“, die für Laien auf den ersten Blick schwer zu entziffern sind und von Bank zu Bank variieren können. Im Wesentlichen enthalten sie aber alle die gleichen Informationen:

     

    • Um welches Konto handelt es sich?
    • Welche Art der Dienstleistung wurde erbracht?
    • Zu welchem Preis wurde die Dienstleistung verrechnet?
    • Wie oft wurde die Dienstleistung verrechnet?
    • Wie hoch sind die Gesamtkosten?

     

    Die Gesamtkosten aller Dienstleistungen, die innerhalb eines Monats auf Ihren Konten erbracht bzw. abgerechnet wurden, entsprechen den monatlichen Gebühren Ihres Zahlungsverkehrs und sonstiger Cash-Management-Dienstleistungen. Wenn Sie diese Dienstleistungen automatisiert und zuverlässig kontrollieren, können Sie Ihre Kosten um 10% bis 20% reduzieren und nebenbei Ihre internen Prozesse optimieren.

    Sie fragen sich, was Gebühren mit Prozessen zu tun haben? Ganz einfach: Die Informationen aus der Bankgebührenanalyse ermöglichen es Ihnen, neben den Banktarifen auch Ihre Konten und die Art der in Anspruch genommenen Dienstleistungen zu prüfen. Gibt es überflüssige Konten, die geschlossen werden müssen? Tauchen in Gesellschaften ungewöhnlich viele Barzahlungen auf oder werden teure Dienstleistungen wie beispielsweise Fax-Überweisungen in Anspruch genommen, die eigentlich nicht notwendig wären? Wenn Sie diese Erkenntnisse nutzen, können Sie in kurzer Zeit erhebliche Einsparungen erreichen, Ihre Compliance verbessern und Zahlungsprozesse deutlich verschlanken.

     

    Schritt 2: Bringen Sie Ordnung in Ihre Konten

    Die Bankgebührenanalyse lebt von zahlreichen Arbeitsschritten, die systematisch durchlaufen werden müssen. Das geht am besten mithilfe eines übersichtlichen Workflows, der Sie Schritt für Schritt durch sämtliche ToDo‘s führt und dabei aus Ihren Eingaben lernt. So werden Sie mit der Zeit immer weniger manuell prüfen müssen und das Ziel einer größtenteils automatisierten Bankgebührenanalyse rückt näher.

    Bis es so weit ist, muss das System im ersten Schritt lernen, welche Bezeichnung Ihre Bank für ein Konto nutzt und welche in Ihrem System verwendet wird. Die elektronischen Formate CAMT.086, TWIST BSB oder EID.822 werden also „dechiffriert“ und mit Ihren Konten im System verknüpft. Dieser Arbeitsschritt braucht für bestehende Konten nur ein einziges Mal erledigt zu werden. Nur wenn ein neues Konto angelegt oder ein altes geschlossen wird, wird Sie der Workflow wieder auf eine Unstimmigkeit aufmerksam machen und um die Zuweisung des unbekannten Kontos bitten.

    Dieser erste Schritt der „Kontogräberei“ führt bei unseren Kunden häufig zu großem Erstaunen, da hierbei nicht selten Konten auftauchen, die bereits in Vergessenheit geraten waren und dringend bearbeitet werden müssen.

    Workflow Unbekannte Konten zuordnen

    Der Workflow „Unbekannte und neue Konten zuordnen“

    Der Workflow weist Sie auf einen Blick auf die Konten hin, die ihre Aufmerksamkeit erfordern und schlägt automatisch die passenden Arbeitsschritte vor. Falls Sie das „neue“ Konto erst intern oder mit Ihrer Bank besprechen müssen, können Sie sich dafür automatisch eine ToDo-Liste erstellen lassen.

    Wie wird ein Konto „zugeordnet“?

    Im einfachsten Fall ist das Konto bereits im System vorhanden und Sie müssen die bisher noch unbekannte Kontenbezeichnung der Bank nur einem bestehenden Konto aus Ihrer internen Kontenliste zuordnen. Damit wird das Konto in Zukunft vom System erkannt und das Thema ist erledigt.

    Interessant wird es, wenn ein angeliefertes Konto in der internen Kontenliste fehlt. Wenn die Existenz des Kontos für Sie trotzdem nachvollziehbar ist, nehmen Sie die angelieferten Daten und legen das Konto einfach an. Auch andere Systeme wie Ihr ERP oder TMS werden in diesem Schritt automatisch über die Existenz bisher ungemeldeter Konten informiert. Dadurch können Sie den Kontenbestand in all Ihren Systemen sukzessive vervollständigen. Ein sehr angenehmer Nebeneffekt der Bankgebührenanalyse.

    Auch möglich: In der Abrechnung taucht ein Konto auf, das Sie bis dato nicht am Radar hatten. Beispielsweise könnte es sein, dass ein Geschäftsführer einer ausländischen Gesellschaft es erst vor wenigen Wochen eröffnet hat. In diesem Fall nehmen Sie es einfach in die ToDo-Liste für die nächste interne Besprechung auf. Ein weiteres Fallbeispiel, von dem Kunden uns aus der Praxis berichten, ist, dass für eigentlich geschlossene Konten weiter Gebühren verrechnet werden. Taucht ein solches „klärungsbedürftiges“ Konto in der Abrechnung auf, markieren Sie es für die nächste Besprechung mit der Bank.

    In all diesen Fällen gilt: sobald Sie entschieden haben, wie mit dem Konto verfahren werden soll, wird es in den entsprechenden Status verschoben und damit klar dokumentiert, was im nächsten Schritt passieren soll.

    Konten bearbeiten

    Ein Konto wird mit dem ToDo „Besprechung mit der Bank“ versehen und damit automatisch in den entsprechenden Status verschoben. Wenn die Compliance es verlangt, kann auch ein 4-Augenprinzip vorgesehen werden.

    Schritt 3: Prüfen Sie Dienstleistungen und hinterlegte Preise

    Nachdem nun alle Konten bekannt sind, geht es im nächsten Schritt darum, die angelieferten Dienstleistungen und Gebühren zu kontrollieren. Da es potenziell hunderte Dienstleistungen geben kann, die kontrolliert werden müssen, ist die komfortable Abarbeitung dieser Listen sogar noch wichtiger als bei der Kontenkontrolle.

    Im Wesentlichen geht es in diesem Arbeitsschritt um zwei Fragen:

    • Wurde die erbrachte Dienstleistung mit der Bank vereinbart?
    • Und wenn ja, wurde sie zum richtigen Preis verrechnet?

     

    Gebühren prüfen

    Neue Gebühren werden im Workflow auf ihre Richtigkeit hin geprüft und können für die interne oder externe Besprechung mit der Bank vorgesehen werden.

    Im Workflow können Sie auf den ersten Blick sehen, ob in den aktuellen Abrechnungen Dienstleistungen enthalten sind, die erstmalig verrechnet wurden und daher einer besonderen Aufmerksamkeit bedürfen. Ganz am Anfang wird das naturgemäß noch alle Positionen betreffen, mit der Zeit werden es aber immer weniger und schon bald werden nur noch diejenigen angezeigt, die wirklich neu sind.

    So ordnen Sie einer Dienstleistung den korrekten Preis zu:

    Wenn die Angaben in der Abrechnung in Ordnung sind, d.h. wenn Sie die Gebühr vereinbart haben und auch der verrechnete Preis stimmt, können sie die Dienstleistung mit nur einem Klick aus der Abrechnung in die Liste vereinbarter Gebühren übernehmen. Beim nächsten Mal erkennt das System die Gebühr automatisch und kann sie damit zuverlässig prüfen und auswerten.

    Wenn die Dienstleistung mit der Bank vereinbart wurde, in der vorliegenden Abrechnung aber ein falscher Preis verrechnet wurde, können Sie den korrekten Preis mittels weniger Mausklicks selbst hinterlegen. Dieser Vorgang ist nur einmal notwendig, danach übernimmt das System wieder automatisch.

    Preise im System neu hinterlegen

    Soll-Konditionen können mit wenigen Mausklicks im System hinterlegt bzw. angepasst werden.

    In diesem Arbeitsschritt können Sie außerdem definieren, welche Gebühren im Konzern künftig vermieden werden sollen. Das betrifft in der Regel Dienstleistungen, die im Zusammenhang mit unerwünschten Zahlungswegen stehen (Eilzahlungen, Faxzahlungen, manuelle Zahlungen, etc.) und die deutlich machen, welche Prozesse intern besprochen und optimiert werden müssen. Einmal gekennzeichnet, ist sichergestellt, dass diese Posten nicht länger unentdeckt bleiben und hohe Kosten verursachen. Stattdessen können Sie ab nun jeden Monat mithilfe der Bankgebührenanalyse nachvollziehen, wie es um den Status Ihrer Zahlungsprozesse bestellt ist.

    Dienstleistungen markieren

    Nicht erwünschte Services können per Mausklick als solche gekennzeichnet werden.

    Für „unbekannte“ oder „unklare“ Dienstleistungen greift das gleiche Prinzip wie schon bei der Kontenzuordnung: Mit einem Klick markieren und damit automatisch in den ToDo-Ordner der zu besprechenden Gebühren verschieben. So einfach geht das!

     

    Schritt 4: Kontrollieren Sie Ihre Bankgebühren

    Es ist geschafft: Das System kann nun die Abrechnungen Ihrer Bank vollautomatisch interpretieren und prüfen. Es kennt dazu die notwendigen Konten- und Gebührenbezeichnungen und die korrekten Preise, zu denen sie verrechnet werden dürfen. Jetzt können Sie mit der monatlichen Bankgebührenanalyse beginnen. Auch hierfür sind Workflows bestens geeignet, denn selbst, wenn nur wenige Konten zu analysieren sind, würde der manuelle Arbeitsaufwand schnell zu groß werden. Der Workflow hingegen stellt sicher, dass nur jene Abrechnungen überhaupt näher betrachtet werden, die auch tatsächlich kontrolliert werden sollten:

    Bankgebührenanalyse mit TIP

    Im Workflow werden nur jene Posten gelistet, bei denen vom System Abweichungen zum „Soll“ festgestellt wurden. Abweichungen können zur Besprechung oder direkt für die Rückerstattung vorgesehen werden.

    Es werden nur die Abrechnungen gelistet, bei denen der Workflow Abweichungen zu den vereinbarten Preisen oder zum vereinbarten Volumen festgestellt hat. Dadurch kann in kürzester Zeit analysiert werden, wo und wie die Abweichungen zustande gekommen sind. Im nächsten Schritt können Sie entweder per Mausklick direkt eine Liste mit Rückforderungen an die Bank erstellen oder eine ToDo-Liste für die interne oder externe Besprechung anlegen.

    Die Preiskontrolle ist abgeschlossen, jetzt fehlt nur noch die Kontrolle der vereinbarten Volumina und Gesamtkosten. Dafür müssen die IST-Volumina und der tatsächlich abgebuchte Spesenbetrag ermittelt werden. Die beste Datenquelle für die Anzahl der Transaktionen aus dem Zahlungsverkehr ist der elektronische Kontoauszug. Von dort kann auch der tatsächlich abgebuchte Spesenbetrag mit dem Gesamtbetrag pro Konto aus der Abrechnung verglichen werden.

     

    Schritt 5: Holen Sie sich Ihr Geld zurück!

    Sobald Sie eine Abweichung bestätigen, legt das System automatisch einen Eintrag im Workflow „Rückerstattung“ an. Hier werden alle beantragten Rückerstattungen vorgehalten und bei erfolgter Rückerstattung von Ihnen als „erledigt“ markiert. So geht nichts verloren und Sie können nachvollziehen, wie sich Ihre Bankgebührenanalyse in barem Geld bezahlt macht. Aktuell muss die Rückerstattung noch manuell beantragt werden, da die Banken bisher keine standardisierte Rückmeldung anbieten, die eine Automatisierung zuließe.

     

    Fazit 

    Auch für die automatisierte Bankgebührenanalyse gilt: Ohne Fleiß, kein Preis. Denn weil unterschiedliche Bezeichnungen auf Banken- wie Unternehmensseite einer Automatisierung im Weg stehen, ist am Anfang eine gründliche Zuordnung von Konten und Gebühren unerlässlich. Mit zunehmender Standardisierung sinkt hierfür der Zeitaufwand, interne Bezeichnungen der Banken werden aber immer manuell zugewiesen werden müssen. Dank des übersichtlichen Workflows ist diese Aufgabe zwar noch umfangreich aber nicht mehr unüberwindbar und der Prozess sorgt zudem für neue Erkenntnisse über Ihre Kontenlandschaft und Ihre Zahlungsprozesse.

    Unsere Kunden sind sich einig: die Gebührenkontrolle bietet für sie weit mehr, als die bloße Rückerstattung ungerechtfertigter Gebühren. Sie ermöglicht den raschen Vergleich von Bankkonditionen über unterschiedliche Banken und Länder hinweg und unterstützt Sie dabei, fragwürdigen Zahlungsprozessen konzernweit auf die Schliche zu kommen. Die genaue Kenntnis aller Leistungen, Gebühren, Volumina und fehlerhafter Abrechnungen stärkt Ihre Position in Gesprächen mit Banken und Tochtergesellschaften und ist damit die optimale Basis dafür, weitere Einsparungspotenziale zu realisieren.

     

    Welche Banken in welchen Ländern die elektronische Gebührenkontrolle bereits unterstützen, erfahren Sie unter office@tipco.at. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

     

  • November 26, 2018
    Artikel

    Liquiditätsplanung
    Mehr als das Sicherstellen der Zahlungsfähigkeit

    Bankgebührenanalyse

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    “Wir benötigen keine Liquiditätsplanung” – solche oder ähnliche Aussagen hört man häufig von Unternehmen mit guter Cash Ausstattung. Meist steckt dahinter vor allem die Sorge über hohe interne Aufwände, da die Erhebung der Daten oft erhebliche Kapazitäten bindet. Dabei geht es bei einer zeitgemäßen Liquiditätsplanung schon lange nicht mehr „nur“ um das Verhindern der Zahlungsunfähigkeit.

    Führende Unternehmen wie Lufthansa, Siemens oder HOCHTIEF setzen seit Jahren erfolgreich die Treasury Information Platform TIP für Ihre Liquiditätsplanung ein. Unternehmen dieser Größenordnung haben in der Regel bereits ein „klassisches TMS“ im Einsatz, das aber nur selten die dezentralen Anforderungen der Tochtergesellschaften abdecken kann. Ein gutes Planungs-Tool braucht aber genau das: es muss einfach und dezentral nutzbar sein, um jeden Monat die wichtigen Plandaten aus allen Regionen ohne den Umweg über Excel-Files zusammenfassen zu können. Mit TIP können sowohl Milliardenkonzerne als auch Mittelständler ohne hohe Aufwände eine Planung umsetzen, die ihnen eine aufschlussreiche Datenlage bietet. Wie auch Sie Ihre Planung mit der Treasury Information Platform optimieren können, lesen Sie in diesem Artikel.

    Eine Planung ist nur so gut wie die Daten, die ihr zugrunde liegen.

    Viele der für die Planung benötigten Daten liegen bereits in Ihren unterschiedlichen Systemen vor. Insbesondere ERP-Systeme dienen als effiziente Datenquelle. Hier finden Sie zum Beispiel alle Forderungen und Verbindlichkeiten, inklusive der Fälligkeiten und Zahlungsbedingungen. Auch die Summe der regelmäßigen Gehaltszahlungen können Sie Ihrem ERP entnehmen. Mit diesen Informationen decken Sie bereits einen Großteil des Volumens ab. Und genau hier liegt die große Stärke von TIP: Dank der direkten Anbindung zu sämtlichen Systemen können Sie diese Daten auf Knopfdruck übernehmen und in Ihre Planung einfließen lassen.

    Treasury Systemlandschaft mit TIP
    Die Zukunft aus der Vergangenheit lesen.

    Eine weitere Hilfestellung bietet Predictive Analytics. Dieses Verfahren ermöglicht es Ihnen, mit erstaunlicher Zuverlässigkeit eine Planung aus Ihren historischen Daten abzuleiten. Ein guter Anwendungsfall ist ein Unternehmen mit saisonalen Umsatzschwankungen. Wenn es eine Zielgröße für den Umsatz im kommenden Jahr gibt, kann der Treasurer mithilfe der statistischen Methoden schnell und präzise ermitteln, wie sich der Jahresumsatz auf die einzelnen Monate verteilen wird. Andere Unternehmen analysieren mit Predictive Analytics sogar ihre Social Media Daten, um frühzeitig Trends zu erkennen, die Auswirkungen auf ihre Zahlungsströme haben.

    Predictive Analytics Prinzip

    Wer Liquidität plant, braucht Flexibilität.

    Die Treasury Information Platform TIP erlaubt es Ihnen, die Struktur der Planung vollkommen frei zu definieren – und das innerhalb weniger Minuten. Egal, ob Sie eine klassische Planung mit operativen und nicht operativen Zahlungen sowie Finanzströmen benötigen oder Ihr Unternehmen hauptsächlich auf Projektgeschäft basiert – definieren Sie Ihre Kategorien von der groben Struktur bis ins Detail so wie Sie es benötigen. Alternativ können Sie auch mitgelieferte Templates als Ausgangsbasis verwenden und diese bei Bedarf jederzeit anpassen.

     

    TIP Planungsstruktur

    Passen Sie die Planungsstruktur einfach per Drag & Drop an.

    Auch den Planungshorizont können Sie mit TIP frei wählen. Banken fordern von Unternehmen mit kritischer Liquiditätssituation oftmals eine kurzfristige, auf Tagen basierte Planung. Diese ist in TIP genauso möglich wie eine langfristige Planung mit einem Horizont von mehreren Jahren auf Monatsscheiben. Tages-, Wochen- und Monatsscheiben können dabei auch gemischt werden. Das ermöglicht es Ihnen beispielsweise, die nächsten sieben Tage auf Tagesbasis, die folgenden 12 Wochen auf Wochenbasis, und die restlichen neun Monate auf Monatsbasis zu planen. Dabei geben Sie vor, wie Wochen- und Monatswerte vollautomatisch durch TIP verteilt werden. Sie können also frei definieren, wie die zuvor mit niedrigerer Granularität erfassten Zahlen nach der nächsten Rollierung auf Wochen- bzw. Tagesebene erscheinen werden.

     

    Planung auf Wochenbasis

    Planung der aktuellen Woche auf Tagesbasis, anschließend auf Wochenbasis.

    Flexibilität ist auch bei der Darstellung gefragt. TIP bietet Ihnen mehrere Features an, mit denen Sie der Ursache von größeren Differenzen zwischen der aktuellen und der vorhergehenden Planung auf den Grund gehen können. Schalten Sie zum Beispiel zwischen unterschiedlichen Ebenen der Granularität um (in der Struktur wie auch in der Zeitachse) oder stellen Sie Planungen von unterschiedlichen Zeitpunkten gegenüber. Auch der Vergleich von Plan- und Ist-Zahlen ist mit einem Klick möglich. Dank dieser flexiblen Darstellungsoptionen sind keine kostspieligen Analysetools mehr nötig – es genügt ein einfacher Blick in Ihr Liquidititätsplanungs-Modul.

     

    Drill Down

    Drill Down von Monats- über Wochen- bis auf Tagesebene.

    Planungen miteinander vergleichen

    Vergleich mit Ist-Werten und Berechnung der Abweichung direkt im System.

    Mehr als Sicherstellung der Liquidität

    Primäres Ziel der Planung ist natürlich weiterhin die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit. Basierend auf Ihrem aktuellen Cash-Bestand werden die für die einzelnen Zeitscheiben erfassten Zahlungsströme aggregiert, womit sich der Plan-Bestand an Cash am Ende jeder Periode ergibt. Liquiditätsengpässe werden so schnell ersichtlich.

    TIP bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit, Rahmen zu verwalten, und kann diese über die hinterlegten Fälligkeiten in die Planung einfließen lassen. Dadurch erkennen Sie sofort, wann Linien gezogen werden müssen oder der Kreditrahmen erhöht werden muss. Eine von vielen Stellen, an der deutlich wird, wie stark Sie ein gutes Planungs-Tool unterstützen kann.

    Einen enormen Zusatznutzen bietet Ihnen auch die währungsdifferenzierte Planung. Erfassen Sie alle Zahlungsströme direkt in der originalen Transaktionswährung. Der Clou dabei: sobald Sie Ihre Planung abschließen, erhalten Sie nicht nur den Überblick über Ihre Liquiditätsentwicklung, sondern auch über Ihre Fremdwährungsrisiken. Und da Sie in TIP auch Ihre FX-Sicherungsgeschäfte verwalten können, benötigen Sie nur wenige Klicks, um Ihr offenes FX-Exposure durch Gegenüberstellung der Fremdwährungs-Zahlungen und Hedges zu ermitteln. Bei Bedarf kann TIP aus dem offenen Exposure auch gleich Sicherungsvorschläge für Sie erstellen, die nach Bestätigung und Freigabe in einem Workflow-basierten Prozess ganz automatisch an Ihr Handelssystem zum Abschluss weitergeleitet werden.

    Sicherungsvorschläge erstellen

    Fazit

    Technologischer Fortschritt macht die Erstellung einer Liquiditätsplanung heutzutage einfacher denn je. Auch wenn in Ihrem Unternehmen aktuell keine Zahlungsengpässe wahrscheinlich sind, macht es angesichts der zunehmend sinkenden Aufwände Sinn, unnötige Risiken zu vermeiden und von den Vorteilen einer umfassenden Liquiditätsplanung zu profitieren.

     

  • Oktober 8, 2018
    Artikel

    Digitales Avalmanagement:
    Weg von der Zettelwirtschaft hin zur
    elektronischen Prozesssteuerung

    Guarantee Management

    „Dreihundertfünfundsiebzigtausend,dreiunddreißig Schweizer Franken“ – wer selbst mit Avalmanagement zu tun hat, weiß, dass Avalbeträge häufig noch immer in Worten ausgeschrieben werden müssen. Darüber hinaus verbringen Treasurer viel Zeit mit den komplexen Anträgen, um zahlreiche Kreuze korrekt zu setzen und Adressen richtig zu übertragen. Fehlertoleranz gleich Null.

    Avalmanagement ist ein detailverliebtes Fachgebiet, für das ein geschultes Auge, hohe Konzentration und viel Fleißarbeit Voraussetzung sind. In einem Konzern betrifft das häufig mehrere Gesellschaften und damit zahlreiche Akteure und Parteien.

    Wenn eine Gesellschaft ein Aval benötigt, vergehen daher oft mehrere Tage mit regem Abstimmungsbedarf bis schließlich die Bankgarantie vorliegt. In diesen langwierigen Abstimmungsprozessen ist es schon erfreulich, wenn der Kollege nach der fünften Email zum Hörer greift und persönlich nachfragt – effizienter wird das Verfahren dadurch aber nicht. Doppelte Datenerfassungen sind keine Seltenheit, was allen Beteiligten viel Zeit kostet und die Fehlerquote hebt. Und wenn hohe Beträge mehrere Freigabestufen erforderlich machen, kommen Compliance-Checks und damit noch längere Wartezeiten hinzu.

    Das Ziel: Weniger Papier, mehr Tempo

    Stellen Sie sich vor, Sie könnten sich von dieser Zettelwirtschaft verabschieden und Ihre Aval-Prozesse so umfassend wie möglich digitalisieren. Angefangen bei der Beantragung eines Avals über die Genehmigung und den Versand bis hin zur Dokumentenausstellung. Papierhafte Anträge, die innerhalb des Konzerns herumgereicht und später per Fax, Email oder Post an die Bank geschickt werden, würden damit der Vergangenheit angehören.

    Mit einem digitalisierten Prozess und einem maßgeschneiderten Workflowmanagement ist das möglich: Reduzieren Sie Ihre Durchlaufzeiten, verabschieden Sie sich von mühsamer Tipparbeit und gewinnen Sie mehr Zeit für Analysen. In diesem Fallbeispiel erfahren Sie, wie das in der Praxis aussehen kann.

    Dezentral beantragen – zentral prüfen

    Benötigt eine Tochtergesellschaft ein Aval, gibt sie ihren Antrag über ein standardisiertes Formular direkt in TIP ein. Über das Workflowmodul wird das Group Treasury automatisch von der Avalanfrage informiert und entscheidet im nächsten Schritt, ob diese bearbeitet werden soll. Wird der Antrag zur Bearbeitung freigegeben, kann der zuständige Treasurer direkt in TIP die entsprechende Bank oder Kreditversicherung auswählen, die das Aval ausstellen soll. Je nach verhandeltem Avalrahmen justiert das Group Treasury an dieser Stelle auch schon den idealen Ausnutzungsgrad und steuert die Geschäftsverteilung an die Banken.

    Avalantragsformular

    Formular für die dezentrale Beantragung eines Avals durch Tochtergesellschaften: Eindeutige Feldbezeichnungen und Pflichtfelder sorgen schon im ersten Arbeitsschritt für eine vollständige Informationslage.

    One fits all – das digitale TIP-Formular

    Jede Bank gibt eigene Formulare heraus, die individuell bearbeitet werden müssen. Da sich die benötigten Informationen für einen Avalantrag von Bank zu Bank kaum unterscheiden, ist diese Komplexität eigentlich nicht notwendig. Deswegen haben wir ein standardisiertes Formular entwickelt, das in TIP bereits mit Ihren Stammdaten vorgefüllt wird und nur noch für das jeweilige Aval vervollständigt werden muss. Besonders praktisch: Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen ist bei diesem Verfahren nicht notwendig, da Sie den Antrag digital unterzeichnen und mit einem Klick direkt aus TIP heraus per Email an die Bank versenden können.

    Avalmanagement Workflow

    Der Prozess im Überblick: Von der dezentralen Beantragung durch die Tochtergesellschaften bis zur Auswertung – der gesamte Prozess kann mit TIP gesteuert und nachvollzogen werden.

    Die Zukunft sieht sogar noch eleganter aus: Für Bankavale werden schon bald MT798-Formate in TIP generiert, die das System über SWIFT FileAct an die Bank weiterleitet. Retour werden die elektronischen Bankbestätigungen eingelesen und zur Sicherheit mit dem Avalantrag abgeglichen. Passt alles, ist der Prozess mit wenigen Klicks fertiggestellt.

    Urkunde für Konzernavale per Mausklick

    Auch Konzernavale können in TIP beantragt und sogar ausgestellt werden. Ist der Avalzweck abgestimmt und der Konzern-interne Bürge definiert, fehlt nur noch die Urkunde. Um auch diese digital erstellen zu können, wird der Avaltext dynamisch in TIP mit den bereits erfassten Avaldetails erzeugt. Diese Automatisierung erspart allen Beteiligten wichtige Zeit und Abstimmungsschritte. Das zentrale Treasury benötigt nur noch wenige Klick statt vieler Handgriffe, um die Urkunden auszustellen. Dank des Workflows und der standardisierten Formulare samt Kommentarfunktion haben sich Rückfragen im gesamten Beantragungsprozess deutlich reduziert. Manuelles Nacharbeiten ist nicht notwendig.

    Gebührenabrechnung und Analyseberichte auf einen Blick

    Ist das Aval einmal ausgestellt, geht es an die Abrechnung. Dafür werden die Avalgebühren in Gebührenklassen eingeteilt, um in TIP berechnet und zugeordnet werden zu können. Ausstellungs- und Änderungsgebühr sowie Mindestprovisionen lassen sich so klar voneinander unterscheiden. Mithilfe externer Gebührenklassen können die verrechneten Gebühren von Banken und Kreditversicherungen kontrolliert werden. Und dank der internen Gebührenklassen kann das Group Treasury auf einen Blick sehen, welche Beträge den verpflichteten Tochtergesellschaften weiterzubelasten sind. Ermöglicht wird das durch übersichtliche Berichte, die in wenigen Sekunden auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Die Buchhaltung darf sich damit über eine erhebliche Arbeitserleichterung bei der Verbuchung und Abgrenzung freuen und die Treasury-Abteilung kann die Ausnutzung der Linien direkt in TIP analysieren. Einer der vielen Vorteile von digitalisiertem Avalmanagement.

    Avalmanagement Reporting

    Berichte zu Avalgebühren und Linienausnutzung Der größte Vorteil der Digitalisierung zeigt sich am Ende des Prozesses: Durch die vollständige Datenlage können alle relevanten Informationen und Berechnungen direkt in TIP abgerufen werden.

    Transparenz gewinnen

    Personenunabhängigkeit und die Compliance von Richtlinien sind häufig die wesentlichen Argumente, um über eine neue Systemlösung für das Avalmanagement nachzudenken. Freigabestufen und Stellvertretungsregelungen müssen klar definiert sein und auch eingehalten werden. Außerdem braucht das Group Treasury eine genaue Prozessdokumentation, um im Nachhinein Sachverhalte nachvollziehen zu können. In TIP durchläuft jeder Avalantrag im Workflowmodul verschiedene Status mit konkreten Aufgaben. Außerdem können die beteiligten Parteien in jedem Status Kommentare für den jeweiligen Antrag erfassen. So kann die Frage „Wer hat wann was gemacht und warum?“ jederzeit eindeutig beantwortet werden und es ist klar ersichtlich, wo ein Antrag gerade im Prozess hängt und welche Aufgabe von wem zu erledigen ist.

    Avalmanagement Workflow

    Audit-Trail und ToDo-Liste im Workflowmodul: Muss der Avalantrag noch genehmigt werden oder liegt der Antrag schon bei der Bank zur Urkundenausstellung? Diese Fragen sind mithilfe des Workflowmoduls leicht zu beantworten und beschleunigen den reibungslaufen Ablauf.

    Digitalisierung bis zur Dokumentenablage

    Zum Stichwort „Digital Office“ gehört noch mehr: Um sich von den papierhaften Unterlagen trennen zu können, muss auch das Dokumenten-Management mitziehen. Deswegen können die Treasurer sämtliche Unterlagen zum Grundgeschäft und die Urkundenkopie direkt am Datensatz ablegen und jederzeit schnell abrufen.

    Avalmanagement Dokumentenablage

    Dokumentenverwaltung am Avaldatensatz: Für alle ersichtlich, ohne langes Suchen auffindbar und nebenbei außerdem papierlos.

    Fazit

    Weniger Arbeit und mehr Compliance – digitales Avalmanagement funktioniert fast auf Knopfdruck. Selbstverständlich braucht es nach wie vor die Expertise fachkundiger Treasurer, aber die mühsamen Abstimmungsschleifen und das manuelle Bearbeiten zahlreicher Formulare und Urkunden gehören mit TIP der Vergangenheit an. Schaffen Sie sich eine konzernweite Datenbank für Konzern- und Bankavale mit vollständig digitaler Dokumentenablage, die ein Reporting mit vielen Vorteilen sowohl für das Group Treasury als auch für die Buchhaltung in Ihrem Konzern ermöglicht.

     

    Das TIP Avalmanagement im Überblick

    Avalmanagement Überblick

     

     

  • August 17, 2016
    Artikel Referenzen

    Brauchen Sie eigentlich ein TMS?

    CTMfile

    CTMfile hat kürzlich einen Artikel veröffentlicht, der die Fragestellung untersucht, ob Unternehmen mit Umsätzen unter einer Milliarde Dollarwirklich ein TMS brauchen. Die Antwort – im Grunde nicht wirklich. Dieser Ausschnitt bringt die Ergebnisse auf den Punkt:

    The survey found that “corporations with less than $1 billion in revenue aren’t using a TMS because the benefits of using one aren’t worth the fees, implementation burden and other costs. Instead, they continue to rely on spreadsheets for core treasury functions, such as forecasting, cash visibility and bank account management.” But the report, sponsored by Bloomberg, commented that, “as smaller companies get past the growing pains around establishing their treasury structure and scope, their need for technology and automation increases as they grow larger.

    Lesen Sie den gesamten Artikel direkt auf CTMfile.

  • Februar 8, 2016
    Artikel Referenzen

    BSB Newsletter: Bleiben Sie auf dem neuesten Stand zum Thema Bankgebühren.

    B2B

    Seit 2008 liefert der BSB Newsletter umfassende Informationen rund um das Thema standardisierter Bankgebühren-Abrechungen. Ziel dieser Initiative ist es, Unternehmen einen regelmäßigen Überblick zu den Neuerungen zu geben, die sich auf Seite von Banken und Software-Anbietern entwickeln. Hier geht es zur aktuellen Newsletter-Ausgabe.

    Headlines:

    • Corporate case studies and presentations reflect growing adoption of the BSB.
    • European and UK e-invoicing regulation addressing retail bank statements and could in future have an influence on wholesale providers and users.
    • The vendor survey is completed! An initial view of the results are reported on in this issue of the newsletter.  Surveys are in progress to assess corporations using BSB as well as banks providing bank billing statements in BSB format. 
    • Corporate practitioners attribute value to use of the BSB format:
      • Reduced costs
      • Detailed information on bank transaction services usage
      • Accounting for unit consumption of banking services

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